Monitorizarea Investitiilor in Publicitate




Regulament tehnic – Monitorizarea Investitiilor in Publicitate – Presa Scrisa (MIPPS)

- Aprobat la data de 25.11.2010 -

 
Capitolul 1. Introducere

Art.1. Studiul de monitorizare a cheltuielilor in publicitate pentru presa scrisa va fi desfasurat in cadrul Departamentului de Audit al Tirajelor (DAT) in cadrul BRAT.

Art.2. Obiectivul studiului de monitorizare a publicitatii in presa scrisa este de a furniza pietii de media si publicitate informatii corecte, consistente si verificate asupra campaniilor de publicitate desfasurate in cadrul publicatiilor tiparite.


In acest regulament, termenii folosiți vor avea următoarele semnificații:
 
Campanie publicitara - reprezinta o serie de mesaje publicitare care au o idée comuna, desfasurata in cadul unuia sau mai multe medii de comunicare, pentru o perioada de timp determinata.
 
Monitorizarea cheltuielilor in publicitate pentru presa scrisa - proces complex care pune la dispozitia pietii informatii cu privire la campaniile publicitare derulate in presa scrisa cum ar fi: numarul si tipul inserturilor, datele de aparitie a inserturile, volumele (la ratecard) cheltuite in publicitate din presa scrisa, etc...
 
Durata campaniei publicitare - durata de tip calculata intre prima si ultima aparitie a insertului/ inserturilor unei campanii publicitare.
 
Data aparitiei pe piata a publicatiei - data in care publicatia este disponibila spre vanzare catre publicul larg.
 
Insert publicitar - aparitia unei machete in cadrul unei publicatiei
 
Marca - marca produsului / serviciului produsului care face obiectul promovarii
 
Model - variante a marcilor produsului / serviciului care face obiectul promovarii
 
Sub-model - variante a modelelor produsului / serviciului care face obiectul promovarii
 
Produs / Serviciu - categorie utilizata pentru gruparea mai multor marci de produse si servicii cu utilitate si caracteristici comune.
 
Grup de produse/servicii - categorie utilizata pentru gruparea mai multor produse / servicii ce au caracterisitici si utilitate comuna.
 
Sector de activitate - categorie utilizata pentru clasificarea mai multor grupuri de produse / servicii ce au caracterisitici si utilitate comuna.
 
Publicitate standard - promovarea de produse sau servicii contra unor plati agreate contractual.
 
Barter - promovarea de produse sau servicii contra altor produse sau servicii agreate contractual.
 
Promovoare in cross (cross promotion) - oferirea de spatiu publicitar in unul sau mai multe produse media pentru promovarea altor produse media, detinute de editori diferiti.
 
Autopromovare (self promotion) - promovarea produselor media prin intermediul altor produse media detinute de acelasi editor
 
Advertorial - promovoarea produselor si serviciilor prin intermediul unuia sau mai multor articole editoriale.
 
Mica publicitate - tip de publicitate care consta in publicarea de anunturi text, de mici dimensiuni, in cadrul publicatiilor tiparite.
 
Free - oferirea de spatiu publicitar pentru promovarea de produse sau servicii fara ca in schimbul acestor servicii sa fie primite sume, sau alte produse sau servicii agreate contractual. In cadrul acestui tip de publicitate se vor include doar campaniile ale caror inserturi au fost in totalitate gratuite (ex: Campania BRAT)
 
Parteneriat media - promovarea unuia sau mai multor evenimente prin intermediului unuia sau mai multor produse media in schimbul oferirii de spatiu publicitar in cadrul evenimentelor respective, sau alte bunuri sau servicii.



Capitolul 3. Tipuri de publicitate monitorizate
 
Art.1. In cadrul studiului vor fi monitorizare si raportate urmatoarele categorii de publicitate:

-   publicitate standard
-   barter
-   promovare in cross (cross promotion)
-   autopromovare (self promotion)
-   advertorial
-   mica publicitate
-   free
-   parteneriate media

Art.2. Publicitatea standard, barterul, promovarea in cross, autopromovarea,  advertorialul, free, parteneriatele media vor fi monitorizare si raportate la numar de machete.

Art.3. Flyerele, Brosurile, taloanele de concurs, esantioanele de produs / produse vor fi monitorizate si raportate la numar de bucati.

Art.4. Mica publicitate va fi monitorizata si raportata la numar de anunturi.

Art.5. Pentru raportarea oricarui tip de publicitate se va folosi un pret de lista (rate-card), declarat de editor.



Art.1. Formatele standard de raportare a publicitatii sunt:

-   1/1 Pagina – format de publicitate ce ocupa o pagina intreaga dintr-o publicatie
-   1/2 Pagina -  format de publicitate  ce ocupa aproximativ o jumatate de dintr-o publicatie
-   1/3 Pagina - format de publicitate  ce ocupa aproximativ o treime de dintr-o publicatie
-   1/4 Pagina - format de publicitate  ce ocupa aproximativ un sfert de dintr-o publicatie
-   1/8 Pagina - format de publicitate  ce ocupa aproximativ o optime de dintr-o publicatie
-   1/16 Pagina - format de publicitate  ce ocupa aproximativ 1/16 dintr-o pagina de dintr-o publicatie
-   1/32 Pagina - format de publicitate  ce ocupa aproximativ 1/32 dintr-o pagina de dintr-o publicatie
-   Coperta 2 – format de publicitate  ce ocupa coperta  2 dintr-o publicatie
-   Coperta 2 si prima pagina - format de publicitate  ce ocupa coperta 2 si prima pagina  dintr-o publicatie
-   Coperta 3 - format de publicitate  ce ocupa coperta  3 dintr-o publicatie
-   Coperta 4 - format de publicitate  ce ocupa coperta  4 dintr-o publicatie
-   Pagina dubla 2/1 interior – format de publicitate  ce ocupa doua pagini in interior.
-   Flyer – brosura de dimensiuni mici cu scop de promovare distribuita impreuna cu o publicatie.
-   Brosura / Catalog de prezentare – brosura de promovorare distribuita impreuna cu o publicatie.
-   Talon de concurs – formular tiparit, cu format specific, utilizat pentru promovarea concursurilor si pentru colectarea informatiilor necesare inscrierii unei persoane in cadrul acelui concurs.
-   Esantion de produs  – o monstra a unui produs ce se distribuie impreuna cu o publicatie.
-   Cost pe cm2 – format de publicitate care se raporteaza la cm2 dintr-o pagina a unei anumite publicatii.
-   Proiect special – format special de publicitate cum ar fi: persoanlizarea unui ziar intr-o culoare specifica unui produs, ziarul 3D, calendare, agende, carti sau alte produse personalizate, etc.
-   Format special – format special de publicitate cum ar fi: chenare, forme geometrice, culori speciale aplicate paginilor, etc.
Art.1. Fiecare dintre inserturile declarate vor fi clasificate utilizand urmatoarele categorii:

-   Sector de activitate
-   Grup de produse si servicii
-   Produse si servicii
-   Client de publicitate
-   Marca
-   Model
-   Submodel

Art.2. Editorul are dreptul de a adauga in inregistrari noi in lista de clasificari pentru urmatoarele categorii:

-   Client de publicitate
-   Marca
-   Model
-   Submodel

Art.3. Editorul poate notifica BRAT in vederea adaugarii de noi inregistrari pentru urmatoarele categorii:

-   Sector de activitate
-   Grup de produse si servicii
-   Produse si servicii

Art.4. Clientii de publicitate vor fi clasificati in functie de obiectul de activitate si tipul companiei utilizand urmatoarele categorii:

1.   ONG si Asociatii (ex: Crucea Rosie)
2.   Administratie locala (primarii, consilii judetene, administratii financiare, judecatorii, directii regionale ale autoritatilor centrale, etc...)
3.   Societati comerciale de interes local (isi desfasoara activitatea si comunica pe o arie restransa, locala)
4.   Societati comerciale de interes regional si national
5.   Ministere / Adminstratie central (Ministere, Autoritiati, Guvern, etc..)
6.   Electoral / Politic (partide, organizatii de partid, etc...)
7.   Media (Editori de presa scrisa si online,  TV, Radio, etc)
8.   Institutii de invatamant  de stat si private (universitati, scoli speciale, etc...)
9.   Uniunea Europeana (proiecte UE, Directive UE, etc)
10.   Sindicate
11.   Ambasade si Consulate
12.   Regii si companii nationale (Posta, CFR, etc)
13.   Institutii culturale (teatre, muzee, etc...)
14.   Mica Publicitate – aferenta anunturilor de mica publicitate, indiferent de tipul acestora
15.   Altele

Art.5. Campaniile de publicitate vor fi clasificate, in functie de mesajul comunicat, utilizand urmatoarele categorii:

1.   Lansare produs/serviciu nou (ex: lansarea unui iaurt cu mere verzi)
2.   Promotie de pret/volum (ex: 25% reducere la pretul unui litru de ulei)
3.   Imagine produs/serviciu/companie (ex: Vodafone – power to you; aparitia siglei clientului de publicitate)
4.   Prezentare caracteristici produs/serviciu (ex: masina este puternica si sigura)
5.   Teasing (ex: Lansarea Radio ZU)
6.   Social - Educationale
7.   Umanitare
8.   Concursuri
9.   Electoral / Politic
10.   Evenimente culturale / sportive
11.   Proiect fonduri europene
12.   Licitatii/anunturi de licitatii
13.   Anunturi angajare
14.   Anunturi imobiliare
15.   Alte anunturi
16.   Alte tipuri de campanii
Capitolul 6. Informatii furnizate de editor anual

Art.1. Editorul va comnica anual urmatoarele informatii:

1.    lista publicatiilor inscrise in monitorizare
2.    formatele standard si preturile de lista aferente, utilizate de catre editor in publicatiile inscrise in monitorizare
3.    datele de aparitie estimative pentru publicatiile inscrise in studiu.

Art.2. Editorul are obligatia de a notifica BRAT ori de cate ori se modifica formatele standard utilizate in cadrul revistei si / sau preturile de lista ale acestora.


Capitolul 7. Desfasurarea procesului de monitorizare

Art.1. Studiul de monitorizare a cheltuielilor in publicitate pentru presa scrisa se va desfasura in urmatoarele etape:
 
1.   editorii publicatiilor inscrise in studiu vor declara catre BRAT informatiile privind campaniile publicitare
2.   editorii vor pune la dispozitia BRAT fiserul fiecariei editii a publicatiilor monitorizate intr-un format electronic agreat de comun accord.
3.   BRAT va verifica consistenta si completitudinea informatiilor declarate cu privire la clasificarea fiecarui insert.
4.   pe baza datelor declarate de editor BRAT va verifica periodic existenta fizica si corectitudinea inserturilor declarate prin compararea informatiilor declarate cu fisierul electronic al publicatiei.
5.   BRAT va publica periodic datele declarate de editor.

Art.2. Editorii vor declara campaniile derulate in cadrul publicatiilor editate folosind aplicatia pusa la dispozitie de catre BRAT.

Art.3. La declararea campaniei editorul are obligativitatea incarcarii machetelor aferente fiecarui insert al campaniei.

Art.4. Termenul maxim de declarare a campaniilor este:

 
-   pentru cotidiene si saptamanale – 2 zile dupa aparitia editiei respective a publicatiei
-   pentru bilunare, lunare sau publicatii cu periodicitate mai mare decat lunarele - in saptamana in care apare editia publicatiei care contine campania respective

Pentru publicatiile care au aparitie vineri, sambata si duminica editorul va putea declara noi inserturi pana la pana luni la ora 24:00 inclusiv.

Art.5. Dupa expirarea termenului de declarare a campaniilor editorul nu va mai putea adauga/sterge inserturi pentru editia respectiva.

Art.6. Daca editorul doreste introducerea de inserturi noi sau stergerea unui insert, va trimite catre BRAT o solicitare in acest sens.
Art.1. In ziua de luni a fiecarei saptamani, BRAT va informa fiecare editor asupra campaniilor declarate de acesta pentru saptamana anterioara si care urmeaza a fi publicate, pentru toate publicatiile inscrise in studiu.

Art.2. Editorii sunt obligati sa verifice informatiile comunicate si sa le valideze in termenul stabilit.

Art.3. BRAT va verifica consistenta si corectitudinea campaniilor declarate de editori si le va uniformiza din punct de vedere al clasificarii inserturilor.

Art.4. BRAT va valida fiecare campanie declarata de editor. Dupa validarea de catre BRAT editorul nu va putea modifica acesta campanie, dar va putea adauga noi inserturi in cadrul respectiva campanii.

Art.5. BRAT va publica saptamanal,  in ziua de joi, informatiile monitorizarii campaniilor desfasurate in saptamana anterioara de luni pana duminica.

Art.6. Dupa publicarea informatiilor de catre BRAT, editorul nu mai poate face nicio modificare asupra acestora.


Art.1. BRAT va face urmatoarele verificari pentru a asigura calitatea datelor de monitorizare:

1.   verificarea consistentei campaniilor si uniformizarea acestuia conform art.3 si 4 din cap 8 al prezentului regulament.
2.   verificarea fizica, prin esantionare, a datelor declarate de editor.

Art.2. Pentru a face verificarea fizica, BRAT va selecta periodic un numar de editii spre a fi verificate dupa cum urmeaza:

-   pentru cotidian: minim 30 editii (10%) din totalul editiilor pe an
-   pentru saptamanale, bisaptamanale si publicatiile cu 3 aparitii pe saptamana: 5 editii (10%) din totalul editiilor pe an
-   pentru lunare si bilunare: 2 editii  (18%, respective 9 %) din totalul editiilor pe an
-   pentru publicatiile cu frecventa de aparitie mai mare decat lunara; toate editiile.

Art.3. BRAT va efectua urmatoarele verificari ale editiilor selectate:

1.   toate inserturile declarate ca facand parte din editiile respective au aparut
2.   toate inserturile aparute in editiile respective au fost declarate de editor.
3.   informatiile tehnice despre inseturi (clasificare, formate, pozitionare) sunt declarate corect.

Art.4. In cazul in care BRAT va descoperi neconcordante intre datele declarate de editor si rezultatele verificarilor BRAT va corecta informatiile declarate in sistem si va extinde gradul verificarilor.

Corectarea informatiilor in sistem va avea loc dupa finalizarea verificarilor, si va fi comunicata tuturor utilizatorilor sistemului.

Art.5. In cazul in care un editor declara in mod eronat o campanie derulata in una sau mai multe publicatii editate, erorile vor fi clasificate dupa urmatoarele nivele de severitate:

-   erori minore: erori care nu au un impact major asupra informatiilor declarate si reprezinta maxim 5% din totalul inserturilor declarate.
-   erori de nivel mediu: erori care pot avea un impact major asupra informatiilor declarate si reprezinta maxim 30% .
-   erori grave: erori care au un impact major asupra informatiilor declarate si reprezinta peste 30% din totalul inserturilor declarate.

Art.6. CT DAT poate decide sanctionarea editorului in functie de erorile constatate dupa cum urmeaza:

1.   pentru erori minore - editorii vor fi obligati sa participe la cel putin un training privind modul de declarare a campaniilor organizat de BRAT
2.   pentru erori de nivel mediu - BRAT va monitoriza in paralel publicatia/publicatiile pentru care s-au inregistrat erorile la declarare, pentru o perioada determinata de timp. Costurile suplimentare rezultate vor fi suportate de catre editor
3.   pentru erori majore - CT DAT va avertiza editorul asupra masurilor pe care trebuie sa le ia in vederea corectarii situatiei si va suspenda accesul editorului la date de monitorizare pana la remedierea acesteia. In cazul in care editorul nu se conforma acestor masuri sau situatia nu corecteaza, editorul va fi exclus din studiu, iar publicatiile acestuia nu vor mai fi monitorizate.
Capitolul 10. Drepturi si obligatii

Art.1. Editorii membrii BRAT au dreptul de a inscrie oricare dintre publicatiile editate in vederea monitorizarii investitiilor in publicitate pentru o perioada de minim 1 an.

Art.2. Editorii care nu sunt membrii BRAT pot inscrie publicatiile editate in vederea monitorizarii investitiilor in publicitate pentru o perioada de minim 1 an, prin respectarea urmatoarelor conditii:

-   depunerea formularului de inscriere si semnarea contractului de monitorizare
-   achitarea contravalorii taxei de monitorizare stabilita prin prezentul regulament

Art.3. Retragerea publicatiilor din cadrul monitorizarii poate avea loc la inceputul fiecarui an de monitorizare, dar nu mai dverme de un an de la includerea in studiu.

Exceptie de la alineatul anterior o constituie publicatiile care si-au incetat aparitia, care pot fi retrase din studiul de monitorizare de la data incetarii aparitiei.

Art.4. Agentiile, regiile, clientii de publicitate si tertii interesati membrii DAT au dreptul de a beneficia de rezultatele monitorizarii cu respectarea urmatoarelor conditii:

-   semnarea contractului de monitorizare
-   achitarea contributiei la studiu prevazuta de prezentul regulament

Art.5. Tertii interesati care nu sunt membrii DAT pot beneficia de rezultatele studiului de monitorizare cu respectarea urmatoarelor conditii

-   semnarea contractului de monitorizare
-   achitarea obligatiilor financiare, prevazute prin prezentul regulament.

Art.6. Editorii care au inscris publicatiile in vederea monitorizarii investitiilor in publicitate in conditiile prevazute de prezentul regulament au urmatoarele obligatii:

-   declararea tuturor campaniilor cu respectarea prevederilor prezentului regulament
-   facilitarea accesului BRAT la toate informatiile si documentele nefiscale necesare verificarii datelor declarate in cadrul studiului de monitorizare

Art.7. In cazul in care un editor care si-a inscris publicatiile in studiul de monitorizare refuza sa declare campaniile in conformitate cu prevederile prezentului regulament CT  DAT poate hotara:

1.   Monitorizarea de catre BRAT a publicatiei/ publicatiilor in cauza cu suportarea costurilor suplimentare de catre editor, daca acesta agreeaza acest lucru.
2.   Excluderea editorului din studiul de monitorizare si incetarea monitorizarii publicatiilor in cauza.

Art.8. Editorii au obligatie  de a trimite catre BRAT un exemplar fizic al fiecarei editii tiparite a publicatiilor monitorizate insotit de un exemplar din fiecare categorie de esantioane de produs/ suplimente/alte publicatii/ ce au fost distribuite impreuna cu acesta, in termen de cel mult 2 zile de la aparitie.

Pentru publicatiile locale, exemplarele tiparite ale publicatiilor vor fi trimise saptamanal, in fiecare zi de luni, pentru saptamana calendaristica trecuta.

In cazul in care pentru mai mult de 2 editii nu se vor trimite catre BRAT exemplarele tiparite solicitate, BENEFICIARUL va fi penalizat cu o suma egala, cu pretul unui abonament pe o perioada de un an pentru publicatia pentru care nu a fost pusa la dispozitie editia tiparita, dar nu mai mica de 100 LEI.  

Art.9. BRAT va pastra exemplarele tiparite ale publicatiilor monitorizate in cadrul MIPPS o perioada de timp, dupa cum urmeaza:

 
-   pentru cotidiene:  ultimele 20 - 28 editii monitorizate (aferente a o luna de zilei)
-   pentru restul publicatiilor: ultimele 1 - 10 editii monitorizate (dar nu mai mult de 1 an, adica pentru lunare – 5 editii, pentru bianuale – 2 editii, etc)

Art.10. Agentiile de publicitate vor lansa campaniile publicitare (cu exceptia campaniilor  de tip “Teasing”) catre editori cu specificarea urmatoarelor informatii:

-   Numele campaniei (descriere in cuvinte)
-   Marca
-   Model si submodel (in cazul in care acesta exista)
-   Numele clientului de publicitate

In cazul in care o campanie ruleaza si pe alte medii (TV, Radio, etc) se va folosi acelasi nume de campanie pentru toate mediile unde este difuzata.

Art.11. La solicitarea BRAT, agentiile de publicitate au obligatia de a comunica orice informatie relevanta in vederea realizarii MIPPS, cum ar fi dar nu limitat la: numele clientului, marcii, modelului, tipul campaniei, cobranding, etc.

Exceptie de la aceasta regula o fac camapniile de tip “Teasing”,  pentru care agentiile au obligatia de a comunica catre BRAT informatiile mentionate anterior in maxim 30 de zile de la finalizarea campaniei.

Art.12. In cazul in care o companie nu respecta prevederile prezentului Capitol, Directorul BRAT va prezenta o analiza a situatiei in cadrul urmatoarei sedinte a Consiliul Director BRAT, care poate decide incetarea contractului de monitorizare cu respectivul membru, in conditiile stabilite contractual cu acesta.


Art.1. Datele studiului de monitorizare vor fi disponibile urmatoarelor categorii de beneficiari in urmatoarele conditii:

1.   editorii care si-au inscris publicatiile in studiu, agentiile, clientii si regiile vor primi datele de monitorizare pentru toate publicatiile inscrise in studiu in conditiile regulamentare
2.   tertii interesati pot primi rapoarte in formatele agreate.


 
Art.1. Adunarea Generala DAT are urmatoarele atributii:

1.   stabilește obiectivele studiului
2.   stabilieste standardele, metodologia și condițiile tehnice generale de realizare a monitorizarii publicitatii in presa scrisa.
3.   aprobă toate costurile legate de realizarea studiului, obținerea și publicarea rezultatelor,
4.   stabileste modalitatea de finanțare a tuturor costurilor studiului,
5.   aprobă proiectele de contracte ce urmează a fi semnate de către organele de conducere ale BRAT în vederea realizării studiului;
6.   validează licitația și rezultatul acesteia pentru desemnarea instituției/instituțiilor ce vor realiza aplicatia de monitorizare;

Art.2. Atributiile Comisiei Tehnice DAT cu privire la realizarea studiului de monitorizare a publicitatii in presa scrisa:

1.   supraveghează desfasurarea studiului de monitorizare
2.   modifica si aproba regulamentul tehnic al monitorizarii confrom directiilor generale stabilite de AG DAT
3.   propune adunării membrilor departamentului standarde, metodologii, strategii de lucru și condiții tehnice generale pentru realizarea studiului
4.   colaborează cu directorul de proiect la realizare studiului de monitorizare;
5.   urmărește aplicarea regulamentului;
6.   elaborează și supune aprobării adunării membrilor caietul de sarcini în baza căruia se efectuează licitația și/sau studiul, precum și modificări la acesta;
7.   colaboreaza cu directorul de proiect la elaborarea strategiei și a modalităților  de finanțare a studiului;
8.   prezintă Adunării membrilor și Consiliului Director al BRAT rapoarte asupra activității și problemelor apărute în activitatea departamentului;
Capitolul 13. Costurile si model de finantare a studiului

Art.1. Costul total al studiului este format din următoarele componente:

1.   Costuri de realizare a studiului.
2.   Servicii și costuri de control al calității studiului.
3.   Costuri de publicare a studiului și costuri de marketing.
4.   Costuri administrative.
 
Art.2. Preturile aferente MIPPS, pentru fiecare categorie de beneficiari ai studiului in parte, vor fi decise la inceputul fiecarui an de studiu de catre Adunarea Generala a MIPPS. In primul an de studiu contributia regiilor de publicitate la studiu, fata de contributia agentiilor de publicitate, este de 75%. In cazul regiilor de publicitate contributia la studiu va descreste in primii 3 ani de studiu, pana ce procentul pe care contributia lor il reprezinta din cea a agentiilor de publicitate va fi sub 50%.
 
Art.3. Editorii care inscriu publicatiile proprii in MIPPS dupa inceputul anului de studiu (1 ianuarie a fiecarui an), vor achita contributia la studiu proportional cu numarul de editii monitorizate din totalul editiilor aparute in cadrul unui an de studiu.
 
Art.4. Agentiile, clientii si regiile de publicitate care adera la MIPSS dupa inceputul anului de studiu, vor achita contributia la studiu proportional cu numarul de luni din anul de studiu pentru care au acces la rezultatele monitorizarii.
 
Art.5. Companiile care vor semna contractele aferente studiul MIPPS dupa data de 1 iulie 2011 vor achita o taxa de aderare la studiu, in valoare de 400 EURO. Valoarea taxei de aderare va fi decisa anual de catre Adunarea Generala a MIIPS. Aceste sume se vor colecta intr-un cont special al BRAT, si vor fi la dispozitia membrilor departamentului.