Adoptat la data de 22.03.2019 in ședința Adunării Generale a Departamentului de Protecție a Datelor cu Caracter Personal
Modificat în ședința AG DPD din 25.02.2021

 
 
Preambul:

Avand in vedere:
1. prevederile Statutului Asociației Biroul Roman de Audit Transmedia (BRAT), potrivit cărora intră în obiectul de activitate al Asociaţiei şi „oferirea către membrii Asociaţiei de servicii de marketing, complementare scopului Asociaţiei“,
2. Hotărârea Adunării Generale BRAT din data de 28.03.2019 prin care s-a aprobat demararea activităţii de pregatire a unui Cod de Conduita privind prelucrarea datelor cu caracter personal in domeniul marketingului si publicitatii online (“Codul”), în cadrul BRAT, prin constituirea Departamentului de Protecție a Datelor cu Caracter Personal;
3. Acordul de constituire din data de 22.03.2019 prin care mai mulţi membri ai BRAT au convenit să pună bazele Departamentului de Protecție a Datelor cu Caracter Personal în cadrul BRAT şi s-au angajat să susţină financiar funcţionarea acestui departament;
 
s-a elaborat prezentul Regulament de Organizare şi Funcţionare al Departamentului de Protectie a Datelor cu Caracter Personal.
 

inapoi la cuprins

Capitolul I

DISPOZIŢII GENERALE
 
Art. 1 În vederea aducerii la îndeplinire a scopului BRAT, obiectivul Departamentului de Protectie a Datelor cu Caracter Personal in cadrul BRAT este de a stabili bune practici privind prelucrarea datelor cu caracter personal in domeniul marketingului si publicitatii online, in conditii adecvate de securitate, prin interpretarea unitara si standardizarea implementarii prevederilor GDPR, precum si stabilirea principiilor, standardelor si metodologiilor de verificare a respectarii bunelor practici privind prelucrarea datelor cu caracter personal.
 
Convențional, în textul regulamentului, Departamentul de Protectie a Datelor cu Caracter Personal va fi denumit „Departamentul“ sau „DPD“.
 
Art. 2 DPD va funcţiona în cadrul BRAT potrivit Statutului asociaţiei, Regulamentului de Organizare si Funcționare a BRAT, hotărârilor Adunării Generale a BRAT, hotărârilor Consiliului Director al asociaţiei şi dispoziţiilor prezentului Regulament de Organizare şi Funcţionare.
 
Art. 3 Activitatea Departamentului se desfăşoară in cadrul BRAT, independent de alte activitati ale asociatiei, prin personal propriu sau prin intermediul unei instituţii agreate de BRAT.
 
Art. 4 Departamentul de Protectie a Datelor cu Caracter Personal se constituie din membri BRAT care se afla in una din categoriile de mai jos:
a) editor care deține unul sau mai multe produse media online;
b) agenție de media sau de publicitate;
c) regie de publicitate;
d) client de publicitate;
e) furnizor de tehnologie de livrare de publicitate;
f) furnizor de tehnologie de management de date online sau alte persoane juridice implicate în procesul de tranzacționare a publicității online
g) terț interesat.
 
In afara de membrii DPD, pot deveni sustinatori ai activitatilor legate de Cod (“Sustinatori ai Codului”), orice asociații partenere sau alte organisme care adera la prevederile Codului si desfășoară activități de suport in respectarea prevederilor Codului, cu conditia de a fi membre BRAT. Aceste entitati partenere nu vor fi membri DPD, nu vor avea drept de vot si nici dreptul de a fi alesi in organele de conducere/execuție ale Departamentului.
 
Art. 5 Termenii, definitiile si notiunile din prezentul regulament se completeaza cu cele din Regulamentul de Organizare si Functionare al BRAT.
 
Art. 6 Prevederile prezentului regulament se completeaza cu cele din Statutul BRAT si Regulamentul de Organizare si Functionare al BRAT.
 
Art. 7 Codul de conduita privind prelucrarea datelor cu caracter personal in domeniul marketingului si publicitatii online („Codul”) este denumirea conventionala pentru codul realizat in cadrul BRAT, cu urmatoarele obiective:
- reducerea riscului de neconformitate cu prevederile GDPR, 
- asigurarea prelucrarii datelor cu caracter personal  in conditii adecvate de securitate,
- interpretarea unitara si standardizarea implementarii prevederilor GDPR in domeniul marketingului si publicitatii online,
- constituirea unei marci de incredere in materie de protectie a datelor pentru produsele sau serviciile online,
- stabilirea standardelor si metodologiilor de verificare a respectarii prevederilor Codului
- cresterea increderii intre parteneri in cadrul tranzactiilor publicitare online
- cresterea increderii utilizatorilor in mediul online, in general
 
Art. 8 Departamentul de Protectie a Datelor cu Caracter Personal monitorizeaza respectarea de catre companiile ce adera la Cod a prevederilor Codului, prin verificari continue si periodice, realizate cu personal propriu sau prin intermediul unor institutii selectate in acest scop, pe baza unor criterii de independenta, experienta, obiectivitate si profesionalism.
 
Capitolul II
DEFINITII
 
Art. 9 În acest regulament, termenii folosiţi vor avea următoarele semnificaţii:
 
Monitorizare - totalitatea procedurilor prin care se verifica respectarea continua a Codului de catre membri DPD (audituri, inspectii, raportari regulate efectuate de catre Membri, utilizarea de chestionare etc.)
 

Capitolul III
RAPORTURILE DEPARTAMENTULUI DE PROTECTIE A DATELOR CU CARACTER PERSONAL CU BRAT
 
Art. 10 DPD funcționează in cadrul BRAT ca departament specializat in realizarea de bune practici in domeniul protectiei datelor cu caracter personal si mecanismelor, standardelor si metodologiilor de verificare a respectarii acestora. 
 
Raporturile juridice ale departamentului cu terţii se vor realiza prin intermediul BRAT.
 
Art. 11 Potrivit prezentului Regulament şi în vederea realizării obiectului de activitate, Departamentul va avea organe proprii de conducere/execuție reprezentate de:
a) Adunarea Generala a membrilor Departamentului;
b) Consiliul de Conducere
c) Grupul Expertilor
c) Secretariat
 
Art. 12 Cheltuielile necesare funcţionării Departamentului şi realizarii obiectivelor Departamentului vor fi suportate de membrii acestuia. Departamentul va avea propriul buget de venituri si cheltuieli, proprii angajati si propriile conturi.
 

Capitolul IV
MEMBRII DEPARTAMENTULUI DE PROTECTIE A DATELOR CU CARACTER PERSONAL
 
Art. 13. Dobândirea calității de membru a DPD se realizeaza prin indeplinirea cumulativa a urmatoarelor conditii:
 
a) solicitantul detine calitatea de membru BRAT;
b) solicitantul depune o cerere de aderare la DPD in formatul standard care se gaseste pe site-ul BRAT;
c) solicitantul se angajează să susțină financiar funcționarea Departamentului in conditiile decise prin prezentul Regulament sau alte dispozitii aplicabile;
d) solicitantul se angajează să participe la realizarea obiectivelor Departamentului în condițiile stabilite de prezentul regulament;
e) solicitantul îndeplineste toate condițiile prevăzute de Statutul BRAT, Regulamentul de Organizare si Functionare BRAT, prezentul Regulament;
f) solicitantul nu desfasoara actiuni care contravin obiectivelor DPD.
 
Art. 14 Calitatea de membru DPD se pierde la momentul la care membrul DPD nu mai indeplineste oricare dintre conditiile mentionate la art.12. Decizia de retragere a calitatii de membru DPD apartine Consiliului de Conducere al DPD. 
 
Un membru DPD poate renunta la calitatea de membru al Departamentului in urma manifestarii exprese, in scris, a membrului respectiv, cu cel putin 30 de zile inaintea datei de la care doreste incetarea calitatii de membru al DPD.
 
In orice situatie in care este demarata o procedura de investigare asupra unui membru DPD in legatura cu respectarea de catre acesta a regulilor Codului, membrul nu are dreptul de a se retrage din DPD si de a inceta efectuarea platilor taxelor aferente sau a oricaror sume de bani stabilite in sarcina sa inaintea initierii procedurii de investigatie sau pe parcursul derularii acesteia, pana la finalizarea procedurilor de investigare si luarea unei decizii de catre organele de conducere aferente ale DPD.
 

Capitolul V
DREPTURILE SI OBLIGATIILE MEMBRILOR DEPARTAMENTULUI DE PROTECTIE A DATELOR CU CARACTER PERSONAL
 
Art. 15 Membrii DPD au urmatoarele drepturi:
a) de a fi informati cu privire la desfasurarea activitatii in cadrul Departamentului,
b) sa faca recomandari si propuneri cu privire la modul de desfasurare a activitatii Departamentului, a realizarii activitatilor/ studiilor/ proiectelor DPD sau in vederea amendarii regulamentelor aplicabile,
c) sa utilizeze sigla DPD, in conditiile regulamentelor aplicabile,
d) sa solicite si sa primeasca de la DPD documente care sa ii sprijine in desfasurarea activitatii proprii, in conformitate cu regulile, regulamentele aplicabile si deciziile Consiliului de Conducere sau altor foruri de conducere si/sau functionare a BRAT.
 
Art.16 Membrii DPD au urmatoarele obligatii:
a) sa respecte scopul si obiectivele BRAT si DPD,
b) sa sprijine direct sau prin actiunile proprii activitatea BRAT si a Departamentului,
c) sa nu initieze sau desfasoare actiuni care sa prejudicieze in mod direct sau indirect activitatea BRAT sau DPD,
d) sa respecte regulile privind evitarea conflictului de interese,
e) sa suporte in mod proportional, impreuna cu restul membrilor DPD, plata amenzii ce va fi achitata de catre BRAT din fondurile DPD, in cazul in care Secretariatul DPD, ca organ de executie al Organismului de monitorizare, este amendat de catre ANSPDCP pentru nerespectarea unei obligatii legale de a sanctiona membrii DPD care comit incalcari,
f) sa nu aduca la cunostinta niciunui tert informatiile care le sunt puse la dispozitie, in orice forma, ca urmare a calitatii de membru BRAT sau DPD, cu exceptia acelor informatii pentru care se aplica prevederile prezentului regulament sau alte prevederi aplicabile,
g) sa faca demersurile necesare solutionarii pe cale amiabila a oricarui posibil diferend cu BRAT sau DPD,
h) sa cunoasca si sa respecte regulamentele BRAT, DPD, acestea fiind disponibile la sediul asociatiei si pe site-ul oficial al acesteia
Capitolul VI.
FUNCTIONAREA DEPARTAMENTULUI DE PROTECTIE A DATELOR CU CARACTER PERSONAL
 
Art. 17 Conducerea/execuția DPD va fi asigurata de:
a) Adunarea Generală a membrilor DPD
b) Consiliul de Conducere
c) Grupul Experților
d) Secretariatul
 
Art. 18 Adunarea Generala a membrilor DPD este formată din reprezentanţii membrilor departamentului şi are următoarele atribuţii:
1. stabileste obiectivele Departamentului;
2. stabilește condițiile generale de aderare a persoanelor juridice în cadrul Departamentului
3. aprobă Regulamentul de Organizare si Functionare al Departamentului
4. aproba Codul de conduita si modificările sale ulterioare si il supune validarii Consiliului Director BRAT
5. validează standardele, metodologiile și criteriile de evaluare a respectării prevederilor Codului;
6. poate propune modificari ale standardelor, metodologiilor si criteriilor de evaluare a respectarii prevederilor Codului;
7. alege Consiliul de Conducere;
8. validează fiecare expert din Grupul Experților;
9. validează licitația și rezultatul acesteia pentru desemnarea prestatorilor de servicii implicați în furnizarea serviciilor de monitorizare a respectării prevederilor Codului; 
10. aprobă formele generale de contracte de prestări servicii, necesare monitorizării sau verificării respectării prevederilor Codului;
11. aprobă costurile si modelul de finanțare legate de funcționarea Departamentului și monitorizarea respectării prevederilor Codului;
12. stabilește regulile de administrare a marcii de conformitate, cum ar fi: conditiile de acordare, de retragere, publicarea mărcii de conformitate, etc
13. stabileste drepturile membrilor afiliati BRAT in cadrul Adunarii Generale a membrilor DPD, in cazul in care acestea deroga de la limitarile generale ale drepturilor membrilor afiliati BRAT.
 
Art. 19. Membrii DPD cu statut de membru afiliat in cadrul BRAT au aceleasi drepturi si obligatii ca oricare alt membru DPD, cu exceptia dreptului de a propune candidati si de a fi alesi in cadrul Consiliului de Conducere si/sau al Grupului Expertilor din cadrul DPD.
 
Art. 20 Pentru ședințele Adunării Generale a membrilor DPD, fiecare membru va fi reprezentat de către reprezentantul sau in relația cu Departamentul, desemnat in condițiile Regulamentului de Organizare si Funcționare BRAT, reprezentant care prin votul său va exprima poziţia membrului care l-a desemnat. 
 
Art. 21 La Adunarea Generală a membrilor DPD, toţi membrii vor fi convocaţi în scris, inclusiv pe fax sau mijloace electronice, sub semnătura Directorului de Departament sau a Directorului General, cu cel puţin șapte zile înainte de data stabilită pentru Adunarea Generala. 
 
În convocare trebuie specificate ordinea de zi, data, locul şi ora şedinţei. Adunarea Generală poate avea loc și prin mijloace electronice de comunicare directă la distanță.
 
Materialele ședinței vor fi disponibile cu cel puțin 3 zile înainte de data ședinței, sunt transmise membrilor prin mijloace electronice si pot fi consultate de către membri la sediul BRAT.
 
Art. 22 Adunarea Generală a membrilor DPD este valabil întrunită cu prezenta a jumătate plus unu dintre membrii cu drept de vot, inclusiv membrii care au transmis vot in scris fiind considerați prezenți. Adunarea Generală a membrilor DPD poate lua decizii valabile cu majoritatea simplă a voturilor exprimate de catre membrii AG DPD care nu se regasesc in conflict de interese pentru speta in discutie. Votul exprimat in scris, transmis inclusiv prin mijloace electronice, este considerat valabil. 
 
Art. 23 In cadrul Departamentului, suma voturilor exercitate de către membrii prezenţi în Adunarea Generală a membrilor DPD legal constituită reprezintă 100% din numărul total de voturi necesare în luarea deciziilor. Fiecare dintre companiile legal reprezentante in cadrul Adunarii Generale a membrilor DPD va avea 1 vot.
 
In cazul in care in timpul exercitarii atributiilor stabilite de prezentul Regulament, unul dintre membrii DPD prezenţi în Adunarea Generală se regaseste in conflict de interese pentru o anumita speta, acesta isi va face cunoscuta situatia in cadrul sedintei de AG DPD si se va abtine de la exercitarea atributiilor sale in respectiva speta, mentionandu-se acest lucru in cadrul procesului verbal de sedinta. In lipsa abtinerii persoanei aflate in conflict de interese, orice alt membru DPD poate aduce la cunostinta conflictul de interese, efectul fiind similar ca in cazul abtinerii (persoana aflata in conflict de interese nu isi va putea exprima votul in speta respectiva).
 
Art. 24. Orice membru cu drepturi depline al DPD poate desemna 1 (un) reprezentant in fiecare dintre organele de conducere ale Departamentului: Adunarea Generala a membrilor (conform Art. 20), Consiliul de Conducere, Grupul Expertilor.
 
Sustinatorii Codului nu pot desemna reprezentanti in organele de conducere ale Departamentului.
 
Art. 25 Consiliul de Conducere este compus dintr-un număr de 10 reprezentanți ai membrilor Departamentului. In modul de alegere al membrilor Consiliului de Conducere se va avea în vedere reprezentarea, pe cat posibil, a tuturor categoriilor de persoane juridice membre în Departament.
 
Art. 26 Consiliul de Conducere este ales de către Adunarea Generala a membrilor DPD pentru o perioada de 1 (un) an și are următoarele atribuții:
1. Supraveghează îndeplinirea obiectivelor Departamentului;
2. Supraveghează derularea contractelor încheiate în vederea prestării de servicii privind monitorizarea conformității;
3. Propune Adunării Generale a membrilor DPD modificări ale Codului de conduita;
4. Poate solicita avizul Grupului Experților cu privire la propunerile de modificare a Codului de conduita, avizul fiind obligatoriu ori de cate ori propunerile de modificare Cod implica aspecte tehnice sau juridice;
5. Propune Adunării Generale a membrilor DPD modificări ale regulamentelor;
6. Propune Adunării Generale a membrilor DPD strategii de lucru și condiții tehnice generale pentru realizarea obiectivelor Departamentului;
7. Alege Grupul Experților si stabilește condițiile de colaborare a acestora cu DPD;
8. Colaborează cu Grupul Experților în elaborarea metodologiei, standardelor, definițiilor și condițiilor pentru realizarea monitorizării respectării prevederilor Codului;
9. Aproba standardele, metodologia și criteriile de evaluare a respectării prevederilor Codului;
10. Propune și susține soluții pentru îmbunătățirea activității Departamentului;
11. Solutioneaza plangerile formulate de catre membrii DPD cu privire la masurile luate de catre forurile de conducere ale DPD si aplicate de catre Secretariat, dupa solicitarea si primirea avizului aferent din partea Grupului Expertilor (daca este cazul).
 
Consiliul de Conducere este valabil întrunit cu prezenta a jumatate plus unu dintre membrii sai, inclusiv membrii care au transmis vot in scris fiind considerați prezenți, si poate lua decizii valabile cu majoritatea simplă din numarul total de membri ai Consiliului de Conducere care nu se regasesc in conflict de interese pentru speta in discutie, indiferent de numarul membrilor prezenți la ședința. Votul exprimat in scris, transmis inclusiv prin mijloace electronice, este considerat valabil.
 
Ședința Consiliului de Conducere DPD poate avea loc și prin mijloace electronice de comunicare directă la distanță. Hotărârile Consiliului de Conducere pot fi semnate de membri inclusiv cu semnătură electronică extinsă.
 
In cazul in care in timpul exercitarii atributiilor stabilite de prezentul Regulament, unul dintre membrii Consiliului de Conducere prezenţi în ședința se regaseste in conflict de interese pentru o anumita speta, acesta isi va face cunoscuta situatia in cadrul sedintei Consiliului de Conducere si se va abtine de la exercitarea atributiilor sale in respectiva speta, mentionandu-se acest lucru in cadrul procesului verbal de sedinta. In lipsa abtinerii persoanei aflate in conflict de interese. orice alt membru al Consiliului de Conducere poate aduce la cunostinta conflictul de interese, efectul fiind similar ca in cazul abtinerii (persoana aflata in conflict de interese nu isi va putea exprima votul in speta respectiva).
 
Art. 27 Grupul Experților este format dintr-un număr de 6 experți contractați de Departament si are urmatoarea structura:
1. 4 dintre experti vor fi alesi din randul reprezentantilor desemnati in acest sens de membrii DPD, avand denumirea de experti interni,
2. 2 dintre experti vor fi contractati de Departament din afara reprezentantilor desemnati ai membrilor DPD si se vor numi experti externi,
 
Criteriile de alegere a reprezentantilor in Grupul Expertilor sunt urmatoarele:
1. Expertii interni vor fi alesi luand in considerare reprezentarea, pe cat posibil, a tuturor categoriilor de membri DPD.
2. Expertii externi vor fi alesi tinand cont de criterii de independenta, profesionalism, expertiza si impartialitate.
3. Componenta Grupului Expertilor va avea in vedere asigurarea expertizei atat in domeniul publicitatii si marketingului online cat si in domeniul legislatiei de protectie a datelor cu caracter personal.
 
Art. 28 Procedura de alegere a Grupului Expertilor este urmatoarea:
 
1. Orice membru DPD poate propune experti interni sau externi in cadrul sedintelor AG DPD. Expertii interni vor fi propusi din cadrul colaboratorilor membrilor DPD, agajati sau colaboratori externi, in timp de expertii externi nu vor fi colaboratori ai membrului DPD care ii propune.
2. Consiliul de Conducere desemneaza componenta Grupului Expertilor conform structurii si criteriilor de la art. 27, pe baza propunerilor primite din partea membrilor DPD, la care poate aduce completari.
3. Componenta Grupului Expertilor este validata de AG DPD. In situatia in care un expert nu este validat de catre AG DPD, procedura este reluata pana la completarea Grupului Expertilor.
 
Grupul Expertilor va fi desemnat pe perioade de cate un an. Expertii din cadrul Grupului pot avea mandate multiple, consecutive sau nu.
 
Un expert intern isi pierde calitatea in urmatoarele situatii:
- Prin absenta la 3 intalniri consecutive ale Grupului Expertilor sau 5 pe parcursul unui an,
- Prin renuntarea la calitatea de expert intern, prin transmiterea unei informari scrise in acest sens catre Secretariatul DPD
- Prin retragerea sau pierderea calitatii de membru DPD a companiei care l-a propus pe expertul intern.
- Expertul intern pierde calitatea de colaborator al membrului DPD care l-a propus spre a face parte din Grupul Expertilor.
 
Un expert extern isi pierde calitatea in urmatoarele situatii:
- Prin absenta la 3 intalniri consecutive ale Grupului Expertilor sau 5 pe parcursul unui an,
- Prin renuntarea la calitatea de expert extern, prin transmiterea unei informari scrise in acest sens catre Secretariatul DPD
- Prin revocarea sa de catre Consiliul de Conducere
 
In cazul in care un post de expert (fie de expert intern sau extern) devine vacant, un nou expert va fi ales, din aceeasi categorie cu cel ce a devenit vacant, urmand aceeasi procedura ca cea descrisa anterior. Noul expert va avea un mandat mai scurt, pana la incetarea mandatului Grupului Expertilor in curs.
 
Art.29 Grupul Expertilor are următoarele atribuții:
1. La solicitarea Adunării Generale a membrilor DPD, a Consiliului de Conducere sau a Secretariatului, formulează un punct de vedere asupra metodologiei, standardelor, definițiilor sau condițiilor pentru realizarea regulilor de bune practici sau a mecanismelor, standardelor si metodologiilor de verificare a respectarii bunelor practici privind prelucrarea datelor cu caracter personal;
2. Veghează asupra menținerii Codului în cadrul legislativ actual, propune si sustine modificări ale Codului în vederea actualizării acestuia cu orice prevedere legislativa aplicabila și le supune aprobării Consiliului de Conducere;
3. Emite, la solicitarea Consiliului de Conducere sau a altor entitati, avize legate de orice propuneri de modificare a Codului de conduita, alte subiecte legate de Cod sau alte spete in legatura cu aplicarea prevederilor Codului, a prezentului regulament sau monitorizarea acestuia, in termen de maxim 1 luna de la data primirii solicitării; 
4. Veghează asupra menținerii relevantei Codului sub aspectul proceselor, procedurilor si tehnologiilor utilizate in tranzacțiile publicitare online, propune modificări ale Codului în vederea actualizarii acestuia cu orice modificare semnificativa din domeniul marketingului si publicitatii online și le supune aprobării Consiliului de Conducere;
5. Analizează din punct de vedere tehnic situațiile excepționale sau care nu sunt prevazute de forma curenta a Codului, întâlnite în cadrul monitorizării aplicarii Codului și transmite opinia către Consiliul de Conducere sau Adunarea Generala a membrilor DPD, însoțita de propuneri de reglementare a respectivelor soluții si/sau de propuneri de revizuire a Codului;
6. Emite catre Consiliul de Conducere (la solicitarea acestuia) avize legate de plangerile formulate de catre membrii DPD cu privire la masurile luate de catre forurile de conducere ale DPD si aplicate de catre Secretariat. 
 
Grupul Expertilor este valabil întrunit cu prezenta a jumatate plus unu dintre membrii sai, inclusiv membrii care au transmis vot in scris fiind considerați prezenți si poate lua decizii valabile cu majoritatea simplă din numărul total de membri ai Grupului Expertilor, care nu se regasesc in conflict de interese pentru speta in discutie, indiferent de numarul membrilor prezenți la ședința. Votul exprimat in scris, transmis inclusiv prin mijloace electronice, este considerat valabil. 
 
Ședința Grupului Expertilor poate avea loc și prin mijloace electronice de comunicare directă la distanță. Hotărârile Grupului Expertilor pot fi semnate de membri inclusiv cu semnătură electronică extinsă.
 
In cazul in care in timpul exercitarii atributiilor stabilite de prezentul Regulament, unul dintre membrii Grupului Expertilor se regaseste in conflict de interese pentru o anumita speta, acesta isi va face cunoscuta situatia in cadrul ședinței Grupului Expertilor si se va abtine de la exercitarea atributiilor sale in respectiva speta, mentionandu-se acest lucru in cadrul avizului emis. In lipsa abtinerii persoanei aflate in conflict de interese. orice alt membru al Grupului Expertilor poate aduce la cunostinta conflictul de interese, efectul fiind similar ca in cazul abtinerii (persoana aflata in conflict de interese nu isi va putea exprima votul in speta respectiva).
 
Art. 30 Secretariatul Departamentului este compus din Directorul General BRAT si Directorul de Proiect al DPD, la care se pot adauga alte persoane angajate de BRAT in vederea aducerii la indeplinire a obiectivelor Departamentului si desemnate de catre Consiliul de Conducere ca facand parte din Secretariatul Departamentului, si are următoarele atribuții:
1. Coordonează din punct de vedere administrativ activitatea Departamentului în concordanta cu obiectivele stabilite de Adunarea Generala și conform dispozițiilor Consiliului de Conducere;
2. Verifica îndeplinirea condițiilor de aderare a membrilor ce solicita aderarea la Departament si acorda calitatea de membru DPD si de membru al Codului in cadrul DPD in condițiile regulamentelor aplicabile;
3. Elaborează și prezintă rapoarte periodice asupra activității și problemelor apărute în derularea activitatii Departamentului;
4. Elaborează materialele supuse analizei Consiliului de Conducere/ Grupului Experților sau Adunarii Generale a DPD;
5. Organizează ședințele Consiliului de Conducere;
6. Păstrează legătura directa cu prestatorii de servicii în vederea rezolvării situațiilor excepționale legate de procesul de monitorizare a respectării prevederilor Codului
7. Raportează către Consiliul de Conducere toate situațiile excepționale legate de procesul de monitorizare a respectării Codului sau alte situatii legate de activitatea Departamentului;
8. Propune către Consiliul de Conducere sau Grupul Experților modificări ale detaliilor metodologice legate de procesul de monitorizare a respectarii Codului.
9. Informează membrii Departamentului cu privire la obligațiile și drepturile ce le revin în urma adoptării calității de membru și asigura interpretarea corecta, obiectiva și unitara a regulilor aplicabile membrilor.
10. Pune in aplicare deciziile forurilor de conducere ale Departamentului, inclusiv cele legate de penalizari ale membrilor Departamentului;
11. Transmite membrilor Departamentului rezolutiile Consiliului de Conducere cu privire la plangerile formulate de catre acestia;
12. Sprijina membrii DPD in demersurile acestora pentru demonstrarea respectarii prevederilor Codului de conduita.
13. Informeaza autoritatea de supraveghere privind prelucrarea datelor cu caracter personal competenta, cu privire la masurile luate de catre forurile de conducere ale DPD in cazul incalcarii Codului de catre membrii DPD si cu privire la motivele care le-au determinat.
Capitolul VII
PROCEDURA DE SOLUTIONARE PLANGERI
 
Art. 31 
a) Membrul DPD caruia Secretariatul i-a respins cererea de aderare la Cod are la dispozitie posibilitatea de a formula si depune o plangere catre Consiliul de Conducere împotriva acestei decizii. 
 
In aceasta situatie, dupa analiza plangerii, a solicitarii si informatiilor ce au stat la baza respingerii cererii si eventual a unui aviz solicitat de la Grupul Expertilor, Consiliul de Conducere va emite o rezolutie la plangerea primita de la membrul DPD, decizia Consiliului de Conducere fiind definitiva.
 
In situatia in care Consiliul de Conducere decide sa comunice reclamantului motivele respingerii cererii de aderare, Reclamantul va putea face o noua cerere de aderare la Cod, numai dupa ce va putea dovedi indeplinirea tuturor conditiilor mentionate in argumentarea deciziei Consiliului de Conducere.
 
b) In cazul in care, in urma monitorizarii, se descopera nerespectarea prevederilor Codului de catre un membru DPD, Secretariatul va pune in aplicare prevederile regulamentare pentru speta in cauza. 
 
Membrul DPD poate depune, in termen de 30 de zile de la comunicarea masurilor ce ii vor fi aplicate, o plangere catre Consiliul de Conducere. Dupa analizarea incalcarii prevederilor Codului, a masurilor stabilite de Secretariat, a plangerii reclamantului si consultarea avizului Grupului Expertilor, in situatia in care Consiliul de Conducere a decis sa solicite un astfel de aviz pentru speta in cauza, Consiliul de Conducere va emite o decizie definitiva cu privire la masurile ce vor fi aplicate membrului DPD.
 
In caz de suspendare temporara sau de excludere din Cod a respectivului membru DPD, Secretariatul va informa Autoritatea de Supraveghere asupra acestor masuri si va publica masura luata pe pagina web dedicata Codului. 
 
c) Orice Membru al Codului poate face o plangere cu privire la nerespectarea prevederilor Codului de catre un alt Membru. 
 
In cazul in care, in urma analizarii plangerii reclamantului, a pozitiei paratului si a oricaror verificari considerate utile, Secretariatul descopera nerespectarea prevederilor Codului de catre parat, Secretariatul va pune in aplicare prevederile regulamentare pentru speta in cauza.. Decizia cu privire la soluționarea plângerii este comunicată, apoi, celor două părți. 
 
Oricare dintre parti poate depune, in termen de 30 de zile de la comunicarea masurilor ce vor fi aplicate, o plangere catre Consiliul de Conducere. Dupa analizarea incalcarii prevederilor Codului, a masurilor stabilite de Secretariat, a plangerii reclamantului si consultarea avizului Grupului Expertilor, in situatia in care Consiliul de Conducere a decis sa solicite un astfel de aviz pentru speta in cauza, Consiliul de Conducere va emite o decizie definitiva cu privire la masurile ce vor fi aplicate paratului.
 
In caz de suspendare temporara sau de excludere din Cod a respectivului membru DPD, Secretariatul va informa Autoritatea de Supraveghere asupra acestor masuri si va publica masura luata pe pagina web dedicata Codului
 
Capitolul VIII
CONTRIBUTII FINANCIARE
 
Art.32 Contribuțiile financiare ale membrilor Departamentului sunt urmatoarele:
- Taxa de aderare la Departament
- Costurile monitorizarii respectarii Codului
 
Taxa de aderare se va plăti de către membrii BRAT care doresc să adere la Departament și este cel puțin egală cu valoarea contribuției plătite de membrii fondatori începând cu data semnării Acordului de constituire a DPD și până la data aprobării inițiale a prezentului regulament. 
 
Taxa de aderare va fi colectată în fondul special al Departamentului. Taxa de aderare va fi plătită o singură dată, la aderarea la Departament.
 
Cuantumul taxei va fi stabilit anual de către Adunarea Generala a membrilor. Companiile care adera la Departament dupa data de 01.09.2019 vor achita taxa de aderare in valoare de 400 EUR, aderarea pana la aceasta data fiind scutita de taxa.
 
Art.33 În afara respectării reglementărilor legale cu privire la evidenţa contabilă a unei instituţii, veniturile şi cheltuielile Departamentului vor fi înregistrate şi evidenţiate şi separat de celelalte cheltuieli efectuate de BRAT, pentru facilitarea controlului de către membrii Departamentului.
 
Art.34 Deciziile cu privire la veniturile si cheltuielile Departamentului se iau in baza prezentului Regulament.
 

Capitolul IX
DISPOZITII FINALE
 
Art.35 Contribuțiile financiare ale membrilor Departamentului sunt urmatoarele:
- Taxa de aderare la Departament
- Costurile monitorizarii respectarii Codului
 
Taxa de aderare se va plăti de către membrii BRAT care doresc să adere la Departament și este cel puțin egală cu valoarea contribuției plătite de membrii fondatori începând cu data semnării Acordului de constituire a DPD și până la data aprobării inițiale a prezentului regulament. 
 
Taxa de aderare va fi colectată în fondul special al Departamentului. Taxa de aderare va fi plătită o singură dată, la aderarea la Departament.
 
Cuantumul taxei va fi stabilit anual de către Adunarea Generala a membrilor. Companiile care adera la Departament dupa data de 01.09.2019 vor achita taxa de aderare in valoare de 400 EUR, aderarea pana la aceasta data fiind scutita de taxa.
 
Art.36 În afara respectării reglementărilor legale cu privire la evidenţa contabilă a unei instituţii, veniturile şi cheltuielile Departamentului vor fi înregistrate şi evidenţiate şi separat de celelalte cheltuieli efectuate de BRAT, pentru facilitarea controlului de către membrii Departamentului.