Audit Tiraje



 
Regulamentul de control al cifrelor

- Aprobat la data de 25.11.2015 -

Capitolul 1. Aplicabilitate
 
1.1 Prezentul regulament de control al cifrelor de difuzare se aplică tuturor membrilor DAT.

1.2 Auditul se execută în conformitate cu prevederile prezentului regulament, ale regulamentului de organizare si funcționare al BRAT, si ale regulamentului de organizare si functionare DAT.

1.3 Regulile de audit sunt stabilite și pot fi amendate de Comisia Tehnica DAT.

1.4 Regulile de audit sau amendamentele la acestea intră în vigoare prin hotărârea Comisia Tehnica DAT și imediat după ce decizia a fost comunicată tuturor membrilor.       
 
Hotărârea Comisiei Tehnice DAT prevăzută de alineatul de mai sus va fi comunicată tuturor membrilor de către directorul general, în scris, pe fax, sau mijloace electronice in conditiile legale, în termen de 7 zile de la luarea deciziei.

Aplicarea prevederilor amendamentelor la prezentul regulament se va face numai pentru situațiile născute ulterior îndeplinirii paragrafelor de mai sus
.

1.5 Auditul de tiraje poate fi realizat exclusiv pentru publicatiile cotidiene si periodice, conform definitiilor din cadrul ROF BRAT, si care respecta defintiile si criteriile tehnice din cadrul prezentului regulament, Regulamentul de Organizare si Functionare DAT, precum si Regulamentul de Organizare si Functionare BRAT precum si orice alta dispozitie aplicabila.
 

Capitolul 2. Definitii

In acest regulament termenii distributie si difuzare vor fi considerati echivalenti.  

În acest regulament, termenii folosiți vor avea următoarele semnificații:

2.1 Definitii generale

Audit – procesul continuu de verificare prin experți contabili a cifrelor de difuzare declarate de membrii BRAT, pentru perioade de audit standard și în baza unor reguli și criterii de audit cunoscute și unanim acceptate de toate părțile implicate.

Auditor – firmă independentă de expertiză contabilă, care efectuează auditarea publicațiilor membrilor editori pe baza unui contract de colaborare cu BRAT și în conformitate cu prevederile prezentului regulament.

Certificat de audit – raportul de audit, semnat de editor, de Auditor, de reprezentantul BRAT și eliberat de către BRAT.

Raport de audit – declarația de difuzare a editorului contrasemnată de Auditor, la care se anexează opinia Auditorului cu privire la desfășurarea și rezultatele auditului.

Catalogul certificatelor de audit – colecția certificatelor de audit, publicată periodic de BRAT.

Difuzori proprii editorului
sunt acei difuzori unde editorul, actionarii acestuia sau partile afiliate acestora detin controlul.

Tipografie proprie editorului
sunt acele tipografii unde editorul, actionarii acestuia sau  partile afiliate acestora detin controlul

Declarație de difuzare – declarația semnată a unui membru editor cu privire la cifrele de difuzare ale unei publicații proprii, pentru o perioadă de audit încă neverificată, făcută în conformitate cu prevederile prezentului regulament.

Încadrarea în perioada de audit – pentru orice tip de publicație, edițiile care vor fi verificate sunt cele care au fost difuzate în interiorul perioadei de audit, indiferent de numărul de ediție sau de data calendaristică imprimată pe respectiva ediție.

Barter – sistemul de schimb efectuat în cadru legal, prin care un editor a beneficiat de anumite servicii sau a obținut anumite valori constituind contravaloarea unui număr de copii ale unei publicații pentru care se poate face dovada difuzării la un utilizator final

Ediție – totalitatea copiilor unei publicații care pot fi evidențiate prin același identificator imprimat pe ele, numit număr de apariție și care se regăsește în toate actele necesare efectuării auditului, inclusiv pentru reeditări și suplimentări de tiraj, indiferent de locul de tipărire.

Număr de apariție – identificatorul unic imprimat pe fiecare copie dintr-o ediție a unei publicații și care se regăsește în toate actele necesare efectuării auditului (număr de ordine / data de apariție).
Perioada de viata a unei publicatii - este egala cu perioada de timp scursa intre doua aparitii consecutive a publicatiei respective.

Perioada de audit – perioada care se ia în calcul pentru verificarea termenilor de audit, pentru care editorul completează declarația de difuzare, pentru care experții contabili vor efectua verificările și vor redacta raportul de difuzare și pentru care BRAT va elibera certificatul de audit. Perioada de audit este specifică fiecărui tip de publicație și este stabilită prin prezentul regulament.


Publicatie tiparita – Text tiparit/tiparitura (revista, ziar, catalog, anuar, brosura, etc) cu aparitei periodica sau cotidiana, care are un nume/sigla unic/a pentru toate editiile, care contine un numar de aparitie consecutiv pentru toate aparitiile sale si care respecta cumulativ urmatoarele criterii tehnice:
 
A. In cazul publicatiilor cotidiene criteriile tehnice care trebuie respectate sunt urmatoarele:
1.Tipuri de hartie utilizate pentru tipar:
a.hartie offset in rola intre 45 g/mp – 60g/mp. 
b.hartie newsprint in rola: 36-52 g/mp. 
2.Masinile de tipar utilizate in mod obisnuit sunt masinile rotative (ex: Wifag / ColorMan / Heidelberg / Goss / Rotoman)
3.Numar minim de pagini: 12 pagini pentru formatul tabloid (mai mici de 280x450) si 8 pagini pentru formatele mai mari.
4.Orarul de tipar si sistemul de difuzare al publicatiei trebuie sa fie constante, unitare si predictibile pentru perioade de timp determinate, adecvate pentru un cotidian si in concordanta cu periodicitatea acestuia.
 
B. In cazul publicatiilor periodice criteriile tehnice care trebuie respectate sunt urmatoarele:
1.Tipuri de hartie utilizate pentru tipar
a.LWC/MWC – 45-115 g/mp
b.hartie offset,  DCL sau DCM in coala intre 60 – 350  g/mp, duplex, cartoane speciale
c.SC– 36-60 g/mp
2.Masinile de tipar utilizate in mod obisnuit pentru publicatii periodice sunt masinile rotative (ex: Heidelberg / Croman / Rotoman / Lithoman / Komori, etc) sau cele plane. In cazul in care se utilizeaza pentru tipar masini de tiparit plane, editorul trebuie sa prezinte justificari pentru alegerea acestui mod de tipar.
3.Intervale de tipar si sistemul de difuzare trebuie sa fie constante,unitare si predictibile pentru perioade de timp determinate, si in concordanta cu periodicitatea declarata a publicatie

Publicație anuală – publicație periodica conform definitiei din ROF BRAT si care are o ediție publicată în fiecare an calendaristic în mod regulat.
 
Publicație bianuală – publicație periodica conform definitiei din ROF BRAT si care are două ediții publicate în fiecare an calendaristic în mod regulat.
 
Publicație bilunară – publicație conform definitiei din ROF BRAT si care are două ediții publicate  în fiecare lună în mod regulat și are cel puțin un număr de 22 apariții pe an.
 
Publicație cotidiană – publicație cotidiana definitiei din ROF BRAT care este publicată în mod regulat cel puțin patru zile pe săptămână.
 
Publicație lunară – publicație periodica conform definitiei din ROF BRAT si care are o ediție publicată în fiecare lună în mod regulat și are cel puțin un număr de 10 apariții pe an.
 
Publicație săptămânală – publicație periodica conform definitiei din ROF BRAT si care are cel mult trei ediții publicate în fiecare săptămână în mod regulat și are cel puțin un număr de 50 de apariții pe an.
 
Publicație cu apariție neregulată – orice publicație periodica conform definitiei din ROF BRAT si care prin regimul de publicare nu poate fi încadrată într-una din categoriile cu apariție regulată.


2.2 Definitii specifice publicatiilor tiparite platite

Copie difuzată – fiecare copie a publicației pentru care se poate dovedi pe bază de acte că a intrat în posesia utilizatorului final.

Copie livrată – fiecare copie a publicației care a fost transferată din posesia tipografiei unde a fost tipărită în posesia editorului.

Supliment gratuit – publicație gratuită cu apariție regulată sau neregulată, difuzată împreună cu o publicație de sine stătătoare, ca anexă sau insert al acesteia, cu mențiunea scrisă că este un supliment al unei publicații de sine stătătoare.

Supliment
publicație cu apariție regulată sau neregulată care poartă mențiunea scrisă că este un supliment al unei publicații de sine stătătoare și mențiunea scrisă a prețului de vânzare, difuzată independent de publicația de sine stătătoare.

Publicație vândută – publicație care are preț de vânzare și din difuzarea căreia se urmărește obținerea de venituri directe.

Tiraj brut – numărul de copii preluate de editor sau de un intermediar al acestuia de la tipografie, pe bază de documente contabile.

Pretul de referinta al unui abonament la o publicatie este valoarea mai mare sau egala cu 50% din suma pretului de coperta a tuturor editiilor respectivei publicatii aparute in perioada abonamentului.

Abonament platit
toate copiile care au fost livrate firmelor specializate în servirea abonamentelor sau pentru care s-a achitat în avans contravaloarea lor direct la editor și au fost livrate abonatului de către editor ori un intermediar al acestuia, din care editorul a încasat cel puțin 30% din prețul de referinta al abonamentului.

Copie vândută cu bucata
toate copiile vândute prin alte mijloace decât abonamentele, în urma cărora editorul a încasat cel puțin 30% din prețul de copertă publicat. Exporturile se evidențiază separat.

Vanzari in bloc
toate copiile care au fost livrate unei singure companii, care nu are obiect de activitate distributia de presa, daca numarul lor depaseste 30 de bucati si pentru acestea nu se poate face dovada unor comenzi individuale

Abonament gratis
toate copiile care au fost livrate firmelor specializate în servirea abonamentelor sau pentru care s-a achitat în avans contravaloarea lor direct la editor și au fost livrate abonatului de către editor ori un intermediar al acestuia, din care editorul nu a încasat bani sau a încasat mai puțin de 30% din prețul de referinta al abonamentului platit.


Copie promoțională – fiecare copie livrată prin alte mijloace decât abonamentele în urma căreia editorul nu a încasat bani sau a încasat mai puțin de 30% din prețul de copertă publicat.

Copie gratis la cerere – fiecare copie livrată prin alte mijloace decât abonamentele în urma căreia editorul nu a încasat bani sau a încasat mai puțin de 30% din prețul de copertă publicat, si pentru care exista o solicitare expresa din partea unui tert.

Copie barter – fiecare copie a unei publicații, din difuzarea căreia editorul a beneficiat de anumite servicii sau a obținut anumite valori constituind contravaloarea copiei.

Retur al publicatiei platite – fiecare copie care a fost dată spre vânzare și care nu a fost vândută, fiind raportată de difuzor ca nevândută și înregistrată la editor pentru perioada corespunzătoare de audit.

2.3 Definitii specifice publicatiilor tiparite gratuite

Publicație gratuită – publicatia care  are pret de coperta gratuit sau este mentionat pe coperta faptul ca se difuzeaza cu titlu gratuit, sau distribuie cu titlu gratuit minim 90 % din tiraj brut mediu aferent perioadei de audit de audit (in cazul publicatiilor care au pret de coperta)

Punct de distributie determinat
este o locatie identificabila prin adresa postala, spre care se livreaza copii spre difuzare.

Punct de distributie nedeterminat
este o locatie care nu poate identificata prin adresa postala, spre care se livreaza copii spre difuzare, altele decat evenimentele.

Tiraj brut
numărul de copii preluate de editor sau de un intermediar al acestuia de la tipografie, pe bază de documente contabile.

Copii difuzate controlat abonamente
exemplare difuzate cu titlu gratuit in mod regulat pentru o perioada determinata de timp, catre persoane sau adrese cunoscute in prealabil si identificabile

Copii difuzate controlat cu bucata
exemplare difuzate cu titlu gratuit catre persoane sau adrese cunoscute in prealabil si identificabile

Copie difuzat
ă – fiecare copie a publicației pentru care se poate dovedi pe bază de acte că a intrat în posesia utilizatorului final sau ca a fost trimisa spre difuzare.

Copii distribuite impreuna cu o publicatie platit
ă exemplare care se distribuie in mod regulat impreuna cu o publicatie platita.

Copii distribuite catre puncte de difuzare determinate
exemplarele livrate catre puncte determinate de difuzare.

Copii distribuite catre puncte de difuzare nedeterminate – exemplarele distribuite catre puncte de difuzare nedeterminate.

Copii distribuite la evenimente
sunt exemplare distribuite la evenimente, expozitii, show-uri, lansari, conferinte sau orice alte asemenea actiuni intreprinse de editor in sine sau de un tert.

Copii distribuite in bloc si alte copii distribuite
exemplare difuzate controlat prin abonamente sau cu bucata, in volume ce depasesc 0.5% din tirajul brut mediu aferent perioadei de audit sau 100 exemplare, si pentru care nu exista documente justificative pentru a incadra individual copia difuzata in categoriile definite sau orice alte copii difuzate, indiferent in ce volum, si care nu pot fi incadrate in una dintre categoriile definite.

Copii pentru care editorul obtine foloase in bani, bunuri sau servicii
exemplare difuzate catre persoane sau adrese cunoscute in prealabil si identifcabile, si pentru care editorul incaseaza sume de bani sau obtine alte bunuri si servicii.

Retur al publicatiei gratuite
toate copiile trimise catre distributie si care au fost retrurnate de catre distribuitor precum si copiile  înregistrate de editor ca distruse, defecte sau nelivrate.

2.4 Editia digitala a publicatiilor tiparite

Editia digitala a unei publicatii
replica digitala a unei publicatii tiparite, distribuita in mod electronic, ca entitate independenta si care are in comun cu publicatia tiparita urmatoarele elemente:

a.    titlul publicatiei. Exceptie poate fi cazul in care titlul editiei digitale poate include elemente identificatoare specfice modului de distributie electronic.
b.    data de aparitie
c.    periodicitate
d.    au un identificator unic, afisat atat pe editia tiparita cat si pe cea digitala, acelasi pentru o aparitie publicatiei;
e.   continut similar in proportie de cel putin 80% (calculat la suprafata). Nu sunt considerate diferente de continut situatiile in care continutul include imbunatatiri sau modificari specifice mediului de distributie electronic.

In cazul editiilor digitale ale unei publicatii, publicatia tiparita se va numi „publicatia sursa”.

Editie digitala distribuita platit – este editia digitala care are pret publicat.

Editie digitala distribuita cu titlu gratuit
este editia digitala care nu are pret publicat sau este mentionat faptul ca se difuzeaza cu titlu gratuit, sau se distribuie cu titlu gratuit in proportie de minim  90 % din copiile difuzate.

Număr de apariție – identificatorul unic imprimat pe fiecare copie dintr-o ediție a unei publicații tiparite si/sau a editiei sale digitale și care se regăsește în toate actele necesare efectuării auditului (număr de ordine / data de apariție).

Copii vandute
copiile vândute prin alte mijloace decât abonamentele, în urma cărora editorul a încasat cel puțin 30% din pretul publicat pentru editia electronica si pentru care exista o solicitare din partea unei persoane fizice sau juridice.

Abonamente platite
copii electronice distributie in mod regulat, pentru o perioada determinata de timp, pentru care editorul incaseaza cel putin 30% din pretul de abonament publicat si pentru care exista o solicitare din partea unei persoane fizice sau juridice.

Copii gratis
copiile electronice distribuite cu titlu gratuit pentru care editorul nu incasesaza sume de bani si  pentru care exista o solicitare din partea unei persoane fizice sau juridice.

Abonamente gratis
copii electronice distribuite cu titlu gratuit in mod regulat pentru o perioada determinata de timp si pentru care exista o solicitare din partea unei persoane fizice sau juridice.

Perioada de viata a unei editii digitale este egala cu perioada de timp scursa intre doua aparitii consecutive ale editiei digitale.

Periodicitatea editiei digitale este definita prin periodicitatea publicatiei sale sursa



Capitolul 3. Procesul de audit

Procesul de audit al unui produs media se va  desfășura prin respectarea următoarelor etape:

-    înscrierea produsului media pentru a fi auditat printr-o  solicitare de audit a unui membru editor DAT;
-    completarea pachetului de audit de către editorul  produsului media respectiv și transmiterea lui la Auditor;
-    verificarea de către Auditor a pachetului de audit și  fixarea datei de audit;
-    efectuarea auditului la sediul editorului și eliberarea  de către Auditor a raportului de audit;
-    transmiterea de către Auditor a raportului de audit la  editor și la BRAT, spre certificare;
-    eliberarea de către BRAT a certificatului de audit.

3.2 Auditori

3.2.1 Auditul BRAT poate fi executat doar de experți  contabili membri ai Corpului Experților Contabili și  Contabililor Autorizați din România. În acest scop  BRAT va încheia un contract cu o firmă de expertiză  contabilă.

3.2.2 Consiliul director al BRAT va constitui,  întreține și aproba o listă cu experții contabili ai  Auditorului, care urmează să realizeze auditul și să semneze raportul de audit și să semneze certificatul  de audit alături de directorul general BRAT.

3.2.3 Pentru realizarea auditului, auditorul va folosi  prevederile prezentului regulament.

3.2.4 În cazul unei lipse de proceduri sau dacă este  necesară definirea unor noi termeni de difuzare sau  stabilirea ori detalierea modului de încadrare sau de  verificare a termenilor de difuzare, membrii BRAT  sau Auditorul vor propune împreună cu directorul  DAT amendamente sau noi reguli ori proceduri pe  care le supune aprobării Comisiei Tehnice DAT.

3.2.5 Experții contabili care efectuează auditul au acces la  toată corespondența referitoare la audit dintre  membrii editori și BRAT..

3.3 Perioada de audit

3.3.1 Perioada de audit este perioada care se ia în calcul pentru verificarea termenilor de audit, pentru care editorul completează declarația de difuzare, pentru care experții contabili vor efectua verificările și vor redacta raportul de difuzare și pentru care BRAT va elibera certificatul de audit.

3.3.2 Pentru toate publicatiile perioada de audit este 1 aprilie – 30 martie a fiecarui an.

3.3.3 Exceptie de la perioada de audit mai sus definita este perioada de audit pentru auditul test, care este de 1 lună. Pentru publicațiile cu o frecvență mai mică de o apariție pe lună, auditul test se va efectua pentru o apariție a respectivei publicații.

3.3.4 Ca exceptie la art. 3.2.2., pot solicita efectuarea unui audit pentru pentru perioade de minim 6 luni calendaristice editorii publicatiilor in urmatoarele situatii:
a. pentru publicati noi lansate - primele 6 luni de existenta ale publicatiei
b. publicatii preluate spre editare de catre editor - primele 6 luni de editare a publicatiei de catre respectivul editor
c. editorul a devenit membru BRAT in perioada de audit. In aceasta situatie, daca perioada de minim 6 luni aleasa de editor pentru o publicatie, include o luna a perioadei anterioare de audit, atunci auditul trebuie sa se desfasoare pentru o perioada ce cuprinde inclusiv luna martie a perioadei de audit anterioara.

In toate aceste situatii, editorul are obligatia ca la urmatorul audit desfasurat pentru publicatia in cauza, sa auditeze prin completarea perioada de audit curenta.

Eliberarea unui Certificat de Audit in conditiile de mai sus implica includerea publicatiei pe lista de audit a perioadei de audit din cele 6 luni fac parte.

3.4 Termene de audit

Termene care trebuie respectate pentru depunerea cererilor de audit, depunerea pachetelor de  audit și de efectuare a auditurilor pe parcursul  auditului sunt urmatoarele :

-    Depunerea cererii de audit la BRAT – 15 mai
-    Predarea pachetelor de audit catre auditor – 31 mai
-    Efectuarea auditului 1 mai -  31 octombrie
 
Termen maxim admis de intarziere pentru predarea pachetului de audit este de 30 de zile de la expirarea termenului.

Acceptarea sau neacceptarea rapoartelor de audit  precum și soluționarea eventualelor contestații: în  termen de 10 zile de la data primirii raportului de  audit se manifestă de către editorul auditat acceptarea  sau contestarea raportului de audit, iar soluționarea eventualelor contestații se va face în termen de 30 de  zile de la data primirii raportului.

3.5 Solicitarea de audit

3.5.1 Solicitarea de audit se face în scris de către membri  către directorul departamentului de audit tiraje, pentru unul sau mai  multe din produsele media ale membrului DAT.

3.5.2 Solicitarea de audit se face pentru perioada de audit care cuprinde data la care se face solicitarea și poate  cuprinde oricâte perioade de audit anterioare acestei  date.
3.5.3 Pentru produsele media care au fost deja auditate,  înscrierea pe lista de audit se face din oficiu,  directorul departamentului de audit tiraje trimițând editorului respectiv  pachetul de audit înainte de încheierea fiecărei  perioade de audit.

3.5.4 Pentru orice produse media derivate ale unui produs  media de bază, cum sunt suplimente, ediții locale etc.,  se poate face o solicitare de audit separată, cu  condiția ca produsul media de bază să fie auditat pe  aceeași perioadă de audit.
 
3.6.1 Membrii editori vor completa un pachet de audit pentru fiecare dintre publicatiile proprii si pentru editiile lor digitale pe care doresc să le  auditeze.

3.6.2 Pachetul de audit conține următoarele documente  standardizate:

-    cererea de audit
-    fișa de informații generale despre publicație
-    declarația de vânzări
-    declarația de distribuire gratuită și a copiilor barter
-    sumarul tirajului brut
-    declarația de difuzare

3.6.3 Formularistica din pachetul de audit este anexată  prezentului regulament.

3.6.4 Editorii pot opta pentru auditarea mediilor zilnice de tiraj difuzat ale cotidienelor editate, pentru o perioada de audit.

In cazul in care editorul opteaza pentru auditarea mediilor zilnice de tiraj difuzat ale cotidienelor editate, editorul are obligatia de a pastra si pune la dispozitia auditorului, toate evidentele contabile inclusiv documentele justificative pentru retur, pentru fiecare numar de aparitie separat.

3.6.5 Pentru produsele media care nu au mai efectuat nici  un audit, directorul departamentului de audit trimite pachetul de audit  cel târziu după 14 zile de la primirea cererii de  înscriere pe lista de audit.

3.6.6 Pentru fiecare produs media care a fost deja auditat, directorul departamentului de audit trimite din oficiu pachetul de audit  editorului respectivei publicații, cu 14 zile înaintea  încheierii perioadei care urmează a fi verificată.

3.6.7 Pentru completarea pachetului de audit și trimiterea catre auditor, editorul are la dispoziție 2 luni de la  încheierea perioadei de audit ce urmează să fie  verificată.

3.6.8 Pachetul de audit trebuie trimis  Auditorului in format electronic cat si insotit de un exemplar semnat si stampilat de catre directorul editurii.

3.6.9 De la trimiterea pachetului de audit, editorul și  Auditorul au un termen de 14 zile pentru fixarea datei  de desfășurare a auditului.
Auditorul are obligația  să comunice directorului departamentului de audit BRAT această  dată, în scris, în 72 de ore de la fixarea ei.

3.6.10
În cazul în care un editor întârzie predarea  pachetului de audit către Auditor în vederea auditării, cu mai mult de 30 de zile de la termenele fixate de prezentul regulament,  directorul general va întrerupe procesul de audit.

3.6.11 În interiorul termenului de mai sus, pentru fiecare zi  de întârziere a predării pachetului de audit, editorul  produsului media va plăti BRAT o penalizare de  0.3% din taxa de audit corespunzătoare per zi de  întârziere, pentru fiecare produs media aflat în  această situație.

3.6.12 Pentru orice alte întârzieri datorate editorului unui  produs media față de celelalte termene fixate pentru  desfășurarea auditului, cu excepția cazului  întârzierilor admise comunicate BRAT, editorul va  plăti BRAT o penalizare de 0.3% din  taxa de audit  corespunzătoare per zi de întârziere, pentru fiecare  termen depășit de fiecare produs media aflat în  această situație.

3.7 Modul de încadrare a numărului de copii în termenii de difuzare


3.7.1 Sunt considerate abonamente, și Auditorul trebuie să le înregistreze ca atare, toate copiile pentru care, din documentația pusă la dispoziție de editor, reiese că au fost livrate firmelor specializate în servirea abonamentelor sau că s-a achitat în avans contravaloarea lor din lista de tarife de abonament direct la editor și că au fost livrate abonatului de către editor ori un intermediar al acestuia.

3.7.2 Sunt considerate copii vândute cu bucata, și Auditorul trebuie să le înregistreze ca atare, toate copiile vândute prin alte mijloace decât cele de la art. 4.4.1.

3.7.3 Sunt considerate copii barter, și Auditorul trebuie să le înregistreze ca atare, toate copiile pentru contravaloarea cărora editorul a beneficiat de anumite servicii sau a obținut anumite valori, dacă editorul pune la dispoziție documentația din care să reiasă acest lucru.

3.7.4 Sunt considerate copii gratis, și Auditorul trebuie să le înregistreze ca atare, toate copiile pentru care editorul pune la dispoziție actele prin care s-a decis distribuirea lor fără pretenția de a realiza încasări, de a beneficia de anumite servicii sau de a obține anumite bunuri.

3.7.5 Sunt considerate copii retur, și Editorul trebuie să le înregistreze ca atare, toate copiile care au fost date spre vânzare cu bucata, nu au fost vândute, au fost raportate de către difuzor ca nevândute, si pentru care editorul a intocmit facturi de retur.

Pentru tirajul difuzat prin fiecare difuzor care are o pondere mai mare de 5% din totalul tirajului brut al perioadei auditate, sunt considerate copii retur, si Editorul trebuie sa le inregistreze ca atare, toate copiile care au fost date spre vanzare cu bucata, nu au fost vandute, au fost raportate de catre difuzor ca nevandute, si pentru care s-au intocmit facturi si avize de retur. Pentru cel putin 70% din returul total al publicatiei aferent perioadei auditate, Editorul are obligatia sa detina facturi si avize de retur.

Este responsabilitatea Editorului sa solicite si sa obtina avizele de retur de la distribuitor.In cazul in care Editorul nu pune la dispozitia Auditorului avizele de retur aferente fiecarei facturi de retur pentru cel putin 70% din returul total al publicatiei aferent perioadei auditate, Auditorul va considera copiile respective ca fiind nedistribuite si le va scadea corespunzator atat din coloana de retur cat si din cea de vanzare cu bucata acestea ramanand in afara Declaratiei de Difuzare ca si copii nedistribuite. In cazul in care Editorul nu pune la dispozitia Auditorului avizele de retur aferente fiecarei facturi de retur emise pentru un distribuitor care are o pondere mai mare de 5% din totalul tirajului brut aferent perioadei auditate, Auditorul va considera copiile respective ca fiind nedistribuite si le va scadea corespunzator atat din coloana de retur cat si din cea de vanzare cu bucata acestea ramanand in afara Declaratiei de Difuzare ca si copii nedistribuite

3.8 Raportul de audit

3.8.1 În urma încheierii auditului, Auditorul completează, cu acordul editorului, raportul de audit.

3.8.2 Raportul de audit este un formular tip,
identic ca structură cu declarația de audit, completat de Auditor, semnat atât de către editor, cât și de Auditor.

Raportul de audit conține și o opinie de audit a Auditorului cu privire la desfășurarea și rezultatele auditului, opinie semnată atât de către Auditor, cât și de către editor.

3.8.3 Raportul de audit și anexa de concluzii și observații sunt semnate cu stilou sau pix de culoare albastră.

3.8.4 Datele din raportul de audit nu pot fi făcute publice.

3.9 Audit test

3.9.1 Orice membru editor care nu a auditat nici unul din  produsele sale media poate solicita, o singură dată,  efectuarea unui audit test pentru oricare din produsele  sale media.

3.9.2 Procedura de înscriere la auditul test este aceeași ca și  în cazul unui audit normal.

3.9.3 Perioada de audit pentru auditul test este de o lună.  Pentru produsele media cu o frecvență mai mică de o  apariție pe lună, auditul test se va efectua pentru o  apariție a respectivului produs media.

3.9.4 În urma auditului test nu se eliberează certificatul de  audit.

3.9.5 Datele obținute prin efectuarea auditului test nu pot fi  făcute publice.

3.9.6 Un editor care a solicitat efectuarea unui audit test  pentru unul din produsele sale media, trebuie să  înceapă auditarea regulată a respectivului produs  media începând cu perioada de audit imediat  următoare perioadei de audit care a cuprins auditul  test.

3.9.7 Auditul test nu substituie auditul pentru perioada  standard de audit în care este efectuat, dar acea  perioadă nu este considerată ca perioadă neverificată.

3.10 Taxe de audit

3.10.1 Taxele de audit sunt taxele pe care le percepe  Auditorul pentru serviciile prestate.

3.10.2 Taxele de audit sunt stabilite prin contractul dintre  BRAT și Auditor.

3.10.3 Taxele unui audit încheiat sunt suportate integral de  editorul publicației auditate.

3.10.4 Modalitatea .de achitare a taxelor de audit este stabilită prin contractul dintre BRAT și Auditor.

3.10.5 Taxele de audit sunt achitate de editor integral, cel  târziu la data la care transmite Auditorului pachetul  de audit.

3.10.6 Pentru un audit test, taxa de audit este de 30% din  valoarea taxei de audit pentru publicația respectivă.

3.11 Auditarea retelei de publicatii

3.11.1 Editorii pot forma retele de publicatii in conditiile stabilite de Regulamentul de Organizarea si Functionare BRAT. Publicatiile incluse intr-o retea, vor apartine retelei pentru o perioada de audit, de la data includerii. Exceptie fac publicatiile care isi inceteaza aparitia sau nu mai apartin editorului.

3.11.2 Modificarea componentei unei retele de publicatii prin includerea sau excluderea de publicatii se poate efectua doar la inceputul unei perioade de audit.

3.11.3 Editorii trebuie sa auditeze individual toate publicatiile incluse intr-o retea. Auditul se va desfasura independent pentru fiecare publicatie, confrom prevederile prezentului regulament, Regulamentului de Organizare si Functionare BRAT si orice alte alte dispozitii incidente.

3.11.4 O publicatie nu poate face parte simultan  din mai multe retele de publicatii, asa cum sunt definite in prezentului regulament

3.11.5
În urma auditarii tuturor publicatiilor incluse in retea, editorul poate solicita eliberarea de catre BRAT a unui certificat de audit suplimentar,ce va contine cifrele agregate pentru toate publicatiile incluse in retea. Certificatul de audit va mentiona toate publicatiile ce formeaza respectiva retea si va avea mentionat titlul retelei de publicatii.

3.12 Auditarea editiei digitale a publicatiilor tiparite

3.12.1 Ediitiile digitale se vor audita conform prevederilor prezentului regulament, Regulamentului de organizare si functionare DAT, precum si tuturor dispozitiilor incidente.

3.12.2 Pot fi inscrise la audit doar acele editiile electronice pentru care publicatia sursa tiparita se inscrie la audit pentru aceeasi perioada de timp.

3.12.3 In cadrul auditului editiilor digitale se vor aplica urmatoarele principii de baza:

1.    verificarea continutului editiei digitale, pentru a dovedi similaritatea cu publicatia sursa, in conformitate cu prevederile prezentului regulament.

2.    fiecare copie a unei editii digitale distribuite trebuie sa existe dovezi pentru:

 
a)  disponibilitatea editiilor digitale pe parcursul perioadei de audit
b)  existenta unei solicitari din partea utilizatorului final
c)  incasarea a cel putin 30% din pretul editiei digitale, in cazul copiilor platite

3.12.5. Editorul editiei digitale are obligativitatea de a notifica prin email disponibilitatea fiecarei aparitii a editiei digitale, tuturor utilizatorii ce au solicitat respectiva aparitie a editiei digitale.
Editorul editiei digitale are obligativitatea de a mentine acuratetea listei utilizatorilor ce sunt notificati prin e-mail.

3.12.5. Editorul trebuie sa dea acces continuu si nelimitat, atat auditorului cat si BRAT, la toate aparitiile editiei electronice a publicatiei disponibile utilizatorilor si publicatiile sursa aferente.

3.12.6. In cazul in care intre continutul editorial si de publicitate al editiei digitale si al publicatiei sursa se inregistraza o diferenta mai mare de 20%, pentru o aparitie a editiei digitale, aparitia respectiva a editiei digilate va fi exclusa din raportarea datelor de difuzare.

3.12.7. Copiile editiilor digitale ce au fost distribuite fara o solicitare expresa din partea utilizatorului vor fi considerate nedistribuite.

3.12.8. Copiile unei editii digitale distribuite ca abonamente platite sau vandute cu bucata si pentru care  editorul nu incaseaza cel putin 30% din pretul abonamentui sau al pretului per editie vor fi considerate ca fiind copii gratis.

3.12.9. In cazul editiilor digitale, acestea trebuie sa fie disponibile utilizatorilor pe toata perioada de viata a unei aparitii, fiind totusi acceptate urmatoarele perioade de indisponibilitate int-ro perioada de viata:

-    pentru cotidiane – 2 ore
-    pentru bisaptamanale – 24 de ore
-    pentru saptamanale – 48 de ore
-    pentru bilunare – 72 de ore
-    pentru lunare – 120 de ore

In cazul in care pentru o aparitie a editiei digitale  perioadele de indisponibilitate sunt mai mari decat cele de mai sus, aparitia respectiva a editiei digilate va fi exclusa din raportarea datelor de difuzare

3.12.10. Responsabilitatea colectarii si pastrarii tuturor  documentelor si  a punerii lor la dispozitiei in vederea auditarii, arhivelor sau oricaror altor dovezi care sa ateste cele mentionate anterior sau orice alt fapt mentionat in prezentul regulament si/sau metodologia sa de aplicare, apartine in exclusivitate editorului

3.13 Întreruperea, reluarea și anularea unui audit

3.13.1 Întreruperea unui audit poate fi făcută de următoarele  persoane:

a)  De către directorul general BRAT.
b)  De către reprezentantul Auditorului care efectuează verificarea.

3.13.2 Întreruperea unui audit poate fi făcută în următoarele  condiții:

a)  De către directorul general BRAT, printr-o înștiințarea scrisă a editorului și a Auditorului.
i.    Întreruperea auditului intră în vigoare prin această înștiințare.
ii.   După întreruperea auditului, directorul general va face un referat justificativ pentru luarea acestei măsuri, pe care îl va transmite comisia tehnica DAT  în 7 zile lucrătoare de la întreruperea auditului.
iii.  Comisia tehnica DAT, pe baza referatului justificativ al directorului general, va putea decide, prin hotărâre, reluarea și condițiile de reluare a auditului, anularea auditului sau va lua orice alte măsuri pe care le consideră necesare, în baza statutului și regulamentului BRAT.
iv.  Hotărârea va fi luată într-un termen de 14 zile de la data primirii de către comisia tehnica a referatului justificativ al directorului general.
v.   Hotărârea comisiei tehnice va fi comunicată de către directorul general editorului și Auditorului, în scris, în termen de 72 de ore de la luarea acesteia.
vi.  În cazul în care comisia tehnica hotărăște că măsura de întrerupere a auditului luată de directorul general a fost nejustificată, cheltuielile suplimentare administrative legate de reluarea auditului vor fi achitate de către BRAT.

b)  De către Auditor, prin înștiințarea scrisă a editorului și a directorului general BRAT:

-    când editorul nu poate pune la dispoziția auditorului toate actele necesare verificării;
-    când editorul refuză să pună la dispoziția auditorului toate actele necesare verificării;
-    când orice alte cauze împiedică efectuarea și finalizarea verificărilor.

i. Auditorul are la dispoziție 24 de ore pentru a-l anunța, în scris, pe editor și pe directorul general si directorul departamentului de audit despre întreruperea unui audit și despre cauzele care au dus la întreruperea auditului.  
ii.  Întreruperea unui audit intră în vigoare prin această înștiințare.
iii. În cazul în care editorul refuză să pună la dispoziția auditorului toate actele necesare verificării, directorul general va arbitra acest litigiu, într-un termen de 14 zile de la înștiințarea întreruperii auditului, astfel încât să se poată relua auditul. Dacă directorul general nu îl poate determina pe editor să revină asupra refuzului, va anunța în scris, în 24 de ore, comisia tehnica DAT, care va lua într-un termen de 14 zile o hotărâre de rezolvare a acestei situații.

3.13.3 Întreruperea unui audit poate fi urmată de reluarea  auditului sau de anularea auditului.

3.13.4 Auditul poate fi reluat astfel:

a)  Prin decizia Comisiei Tehnice DAT.
b)  Prin decizia comună a reprezentantului editorului  împreună cu reprezentantul auditorului și cu  directorul general.

3.13.5 Reluarea unui audit poate fi făcută în următoarele  condiții:

a)  Prin înștiințarea scrisă a editorului și a Auditorului de către directorul general BRAT, în urma hotărârii comisiei tehnice de reluare a unui audit întrerupt prin procedura de la art.3.11.2, pct.a).
i.   De la înștiințare, editorul și Auditorul au un termen de 14 zile pentru fixarea datei de reluare a auditului.
ii.   Data de reluare a auditului nu poate fi fixată mai târziu de 60 de zile de la întreruperea auditului.
iii.  Data de reluare a auditului este comunicată, de către Auditor, directorului departamentului de audit, în scris, în termen de 72 de ore de la fixarea ei.
b)  De către reprezentantul editorului împreună cu reprezentantul auditorului, prin fixarea unei date de reluare a unui audit întrerupt prin procedura de la art.3.11.2, pct.b).
c)   Data de reluare a auditului nu poate fi fixată mai târziu de 60 de zile de la întreruperea auditului.
d)  Data de reluare a auditului este comunicată de către Auditor directorului general si directorului departamentului de audit, în scris, în termen de 72 de ore de la fixarea ei.
e)  În cazul reluării unui audit întrerupt prin procedura de la art.3.11.2, lit.b), decizia privind suportarea cheltuielilor administrative suplimentare legate de reluarea auditului va fi luată de către Comisia Tehnica

3.13.6 Anularea unui audit se poate face astfel:

a)  Prin decizia Comisiei Tehnice DAT.
b)  Prin decizia Directorul general BRAT.

3.13.7 Anularea unui audit poate fi făcută în următoarele  condiții se va face prin înștiințarea scrisă a editorului și a Auditorului de către directorul general BRAT.

a)  Prin înștiințarea scrisă a editorului și a Auditorului de către directorul general BRAT, în urma hotărârii comisiei tehnice DAT de anulare a unui audit întrerupt prin procedura de la art.3.13.2, pct.a).

b)  Prin înștiințarea scrisă a editorului și a Auditorului de către directorul general BRAT, în baza unei hotărâri a comisiei tehnice de anulare a unui audit luată în urma autosesizării comisiei tehnice de încălcarea procedurilor de audit, încălcare ce are ca urmare dereglarea procesului de audit sau denaturarea rezultatelor  auditului.

c)  Prin decizia scrisă a directorului general de anulare a auditului, în urma solicitării scrise a reprezentantului Auditorului care constată că editorul nu îi poate pune la dispoziție toate actele necesare verificării nici la data fixată pentru reluarea auditului, decizie care este transmisă editorului și Auditorului.

d)  Prin decizia scrisă a directorului general de anulare a auditului, în urma solicitării reprezentantului Auditorului care constată că editorul refuză în continuare să îi pună la dispoziție toate actele necesare verificării și la data fixată pentru reluarea auditului, decizie care este transmisă editorului și Auditorului.

e)  Prin decizia scrisă a directorului general de anulare a auditului, în urma solicitării editorului care nu dorește reluarea auditului, decizie care este transmisă editorului și Auditorului.

3.13.8 Auditul se consideră anulat în momentul în care  Auditorul a fost înștiințat de aceasta, conform  art.3.13.7.

3.13.9 Toate actele de solicitare a anulării auditului și de  înștiințare a anulării auditului vor fi transmise prin  scrisoare recomandată, într-un termen de 72 de ore de  la eliberarea lor, persoanelor care trebuie să fie  înștiințate.

3.13.10 În cazul anulării unui audit, editorului i se poate  reține un procent din taxa de audit achitată, procent  stabilit prin contractul cu auditorul, diferența fiindu-i  returnată în termen de 7 zile de la data anulării  auditului.

3.13.11 În cazul unui litigiu între directorul general BRAT și Auditor, arbitrajul va fi făcut de către comisia tehnica DAT.


Capitolul 4. Utilizarea datelor

4.1 Datele din prima declarație de difuzare a editorilor  pentru fiecare din produsele media proprii nu sunt  publice.

4.2 Datele din raportul de audit nu sunt publice.

4.3 Datele din certificatul de audit sunt publice și vor fi  comunicate membrilor BRAT imediat după eliberarea  certificatului de audit.

4.4 Citarea integrală sau parțială a cifrelor  corespunzătoare termenilor de difuzare din  certificatul de audit se poate face numai cu  menționarea perioadei de audit căreia îi corespund.

4.5 Certificatul BRAT nu conține anexe. Raportul de  audit asupra statisticii de difuzare eliberat de Auditor  este parte integrantă a Certificatului de Audit.

4.6 Declaratiile de difuzare vor fi intocmite in conformitate cu prevederile prezentului regulament si a Regulamentului de Organizare si Functionare al DAT, utilizand sistemul de declaratii online disponibil pe site-ul BRAT.

4.7 Pentru fiecare publicatie pentru care a fost intocmita si depusa declaratia de difuzare in conditiile prevazute de prezentul regulament, si de Regulamentul de Organizare si Functionare DAT, BRAT va elibera un numar de minim 1 pana la maxim 10 exemplare tiparite.

4.8 Editorul are obligativitatea de a returna catre BRAT minim un exemplar semnat al declaratiei de difuzare, in maxim o saptamana de la primirea lui.



5.1 Editorii membri DAT vor transmite, la solicitarea BRAT, o informare cu privire la: tipografia la cere se tipărește publicația, locul, ziua și ora (aproximativă) la care tirajul este livrat de către tipografie.

5.2 La solicitarea directorul general BRAT reprezentantul în BRAT al editorului este obligat să asigure accesul directorului departamentului de audit în tipografia în care se tipărește publicația sau la locul în care este livrat tirajul acesteia.

5.3 Editorul va pune la dispoziția directorului departamentului de audit BRAT orice documente legate de tirajul tipărit și va permite acestuia efectuarea controlului fizic al întregului tiraj.

5.4 Directorul DAT și reprezentantul editorului vor întocmi o minută care va conține: data, ora și locul controlului, numărul de exemplare existente în fapt, documentele contabile care însoțesc transportul (serie și număr).

5.5 În cazul în care nu există neconcordanțe între documentele prezentate și situația din teren acest lucru va fi consemnat în minută.

5.6 În cazul în care există neconcordanțe între documentele contabile și situația din teren, acestea vor fi stipulate în minută iar reprezentantul editorului va transmite către BRAT, în termen de 5 zile lucrătoare, o notă explicativă cu privire la aceste neconcordanțe. Comisia tehnica DAT va analiza fiecare caz în parte și va decide sancțiunea, cu excepția sancțiunii de excludere din BRAT ce va fi decisă de Adunarea Generală.

5.7 Refuzul unui editor de a permite efectuarea controlului în ziua stabilită de directorul general BRAT se consideră încercare de denaturare a cifrelor de audit. Cazul se va discuta în cadrul Comisiei Tehnice DAT, care va decide sancțiunea, cu excepția sancțiunii de excludere din BRAT ce va fi decisă de Adunarea Generală..

5.8 Limitarea sau interzicerea accesului directorului departamentului de audit BRAT la documentele legate de tirajul tipărit sau la verificarea situației în fapt se consideră încercare de denaturare a cifrelor. Cazul se va discuta în cadrul Comisiei Tehnice DAT, care va decide sancțiunea, cu excepția sancțiunii de excludere din BRAT ce va fi decisă de Adunarea Generală




6.1 Generalități

6.1.1 Auditorul trebuie să aibă acces liber și complet la toate evidențele și înregistrările întocmite de editor sau între acesta și terțe părți implicate în distribuirea publicației auditate. Refuzul acestui acces conduce în mod automat la anularea auditului și neeliberarea certificatului de audit

6.1.2 Toate evidențele și înregistrările trebuie întocmite pe fiecare ediție a publicației (și trebuie să se bazeze pe întregul număr al tuturor destinatarilor și al tuturor adreselor și punctelor de distribuție), cu excepția cazului în care există alte reglementări specifice ale BRAT

6.1.3 Esența auditului constă în compararea datelor furnizate în prealabil în pachetul de audit cu datele înscrise în evidențele editurilor.

6.1.4 Auditorul nu începe verificarea unei publicații decât după ce se asigură că editorul i-a pus la dispoziție actele și informațiile necesare verificării cifrelor înscrise în declarația de difuzare.

6.1.5 Directorul general si directorul departamentului de audit BRAT au dreptul de a participa la orice fază a efectuării oricărui audit.

6.1.6 Dacă Auditorul descoperă o intenție a editorului unei publicații de denaturare a rezultatelor auditării respectivei publicații comunică în scris acest lucru directorului general BRAT, în 72 de ore de la constatare. Directorul general va aduce acest lucru la cunoștința Comisiei Tehnice cel târziu în prima ședință a sa, Comisia Tehnica putând propune adunării generale excluderea din DAT a membrului editor respectiv.

6.1.7 Intenția unui editor de denaturare a rezultatelor auditării nu se face publică


6.1.8 Editorul trebuie sa puna la dispozitia auditorului documente justificative din care sa reiasa caracterul sau national, regional sau local, adica numarul de judete in care distribuie fiecare dintre publicatiile auditate. Documentele justificative pot include:
i. declaratii din partea unuia sau mai multor distribuitor de presa privind judetele in care difuzeaza fiecare dintre publicatiile auditate
ii. facturi, avize sau contracte care atesta numarul de judete in care publicatia este difuzata
iii. rezultate ale SNA FOCUS din care sa rezulte judetele in care publicatia inregistreaza o audienta ce poate fi luata in considerare ca avand la baza un tiraj difuzat per judet, 
iv. alte documente justificate care atesta numarul de judete in care publicatia este distribuita

6.2 Documente justificative necesare desfasurarii auditului publicatiilor platite

6.2.1 Verificarea tirajului brut
    
a)  pentru editorul care își tipărește copiile la tipografia proprie, editorul trebuie sa detina toate documentele de mai jos:

-    documente din care sa reiasa toate comenzile de tiraj; si
-    documente justificatoare ale achizitiei de hartie aferenta publicatiei auditate: facturi si dovada achitarii lor; si
-    raportul de tipografie in care sunt precizate: consumul brut de hartie pentru publicatia tiparita, consumul net de hartie; cantitatile medii de hartie necesarea tiparii unui exemplar al publicatiei; si
-    nota de predare încheiată între tipografie și editor sau aviz de expediție încheiat între tipografie și editor sau    alte documente justificative care să ateste transferul copiilor între tipografie și distribuție

b)  pentru editorul care tipărește publicatia la alte tipografii, editorul trebuie sa detina toate documentele de mai jos:

-    contract incheiat intre tipografie si editor valabil pentru perioada de audit; si
-    aviz de expediție, încheiat între tipografie și editor sau  alte documente justificative care să arate transferul copiilor între tipografie și editor; si
-    facturile dintre tipografie și editor, aferente publicatiei auditate; si
-    dovada achitarii facturilor dintre tipografie și editor, aferente publicatiei auditate.    

6.2.2 Verificarea difuzării

6.2.2.1 Documente necesare pentru abonamente:

a) pentru abonamente făcute în sistem propriu sau de catre o companie proprie editorului, editorul trebuie sa detina toate documentele de mai jos:

-    lista cu abonati aferenta fiecarei luni din perioada de audit; si
-    facturi încheiate între editor și abonat, precum si dovada achitarii acestora de cate abonat; si
-    avize de expediție încheiate între editor și abonat sau alte documente care să ateste transferul copiei către abonat.

b)  pentru abonamente făcute prin alti intermediari editorul trebuie sa detina toate documentele de mai jos:

-   cerere din partea intermediarului in care se specifica numarul de abonamente precum si perioada pentru care se solicita abonamentele; si
-   facturi de la editor catre intermediar pentru abonamentele livrate si dovada achitarii ei; si
-   avize de expediție încheiate între editor și intermediar sau alte documente care să ateste transferul copiei către intermediar; si
-   orice alte documente solicitate de auditor pentru a atesta cererea, facturarea, livrarea abonamentelor.
-   in cazul intermediarilor ce nu sunt difuzori de presa si primesc mai mult de 30 de abonamente per numar de aparitie, cerere din partea intermediarului trebuie insotita de cererile individuale ale destinatarilor finali. In caz contrar, copiile difuzate astfel vor fi inregistrate in categoria „Vanzari in bloc

6.2.2.2 Documente necesare pentru vânzări:

a)  pentru copii vandute prin difuzorii proprii editorului, editorul trebuie sa detina toate documentele de mai jos:

-   facturi intre difuzorul propriu si difuzorii terti, si dovada achitarii lor; si
-   avize de expediție încheiate între difuzorul propriu și difuzorii terti sau alte documente care să ateste transferul copiilor către difuzor; si
-   orice alte documente solicitate de auditor pentru a atesta cererea, facturarea, livrarea copiilor intre editor si difuzor;
-   in cazul intermediarilor ce nu sunt difuzori de presa si primesc mai mult de 30 de exemplare per numar de aparitie, cerere din partea intermediarului trebuie insotita de cererile individuale ale destinatarilor finali. In caz contrar, copiile difuzate astfel vor fi inregistrate in categoria „Vanzari in bloc”

In cazul distribuirii copiilor prin vanzatori volanti, Editorul va inregistra numai copiile pentru care exista documente din care sa reiasa, pentru fiecare numar de aparitie considerat separat, numarul de copii livrate spre difuzare, numarul de copii nevandute dintre cele difuzate si pretul de vanzare al fiecarei copii

b)  pentru copii vandute prin difuzori ce nu sunt proprii editorului, editorul trebuie sa detina toate documentele de mai jos:

-    facturi între editor și difuzor si dovada achitarii lor; si
-    avize de expediție încheiate între editor și difuzor sau alte documente care să ateste transferul copiilor către difuzor; si
-    orice alte documente solicitate de auditor pentru a atesta cererea, facturarea, livrarea copiilor intre editor si difuzor; si
-   in cazul intermediarilor ce nu sunt difuzori de presa si primesc mai mult de 30 de exemplare per numar de aparitie, cerere din partea intermediarului trebuie insotita de cererile individuale ale destinatarilor finali. In caz contrar, copiile difuzate astfel vor fi inregistrate in categoria „Vanzari in bloc”

6.2.2.3 Documente necesare pentru retururi:

a)  pentru copii vandute prin difuzorii proprii editorului, editorul trebuie sa detina toate documentele de mai jos:
         
-   facturi de retur încheiate între difuzor și editor; si
-  avize de expediție încheiate între difuzor și editor au alte documente care să ateste existența retururilor raportate de către difuzor; si
-   facturi de retur între difuzorul propriu și difuzorii terti; si
-   avize de expediție încheiate între difuzorii terti și difuzorul propriu au alte documente care să ateste existența retururilor raportate de către difuzorii terti

Este responsabilitatea Editorului sa solicite si sa obtina avizele de retur de la distribuitor.

b)  pentru copii vandute prin difuzori ce nu sunt proprii editorului, editorul trebuie sa detina toate documentele de mai jos:

-   facturi de retur încheiate între difuzor și editor; si
-   avize de expediție încheiate între difuzor și editor au alte documente care să ateste existența retururilor raportate de către difuzor

Este responsabilitatea Editorului sa solicite si sa obtina avizele de retur de la distribuitor

Editorul va pune la dispoziția Auditorului actele doveditoare ale retururilor, inclusiv ale predărilor către centrele de colectare a materialelor refolosibile.

6.2.3 Documente pentru copiile gratuite si pentru copiile barter

a)  Pentru a justifica copiile barter, editorul trebuie sa detina toate documentele de mai jos:

-   contracte de barter valide incheiate cu partenerii / distribuitorii, in care se mentioneaza numarul de exemplare distributie din fiecare numar de aparitie si perioada pentru care se realizeaza barterul; si
-     avize de expediție încheiate între editor și partener sau alte documente care să ateste transferul copiilor către tert.

b)  Pentru a justifica copiile gratuite, editorul trebuie sa detina toate documentele de mai jos:

i. abonamente gratis:    

-    lista completa a abonatilor care primesc copii gratuite aferenta fiecarui numar de aparitie; si
-    decizia de acordare sau cererea aprobată de o persoană abilitată din partea editorului; si
-    avize de expediție încheiate între editor și difuzor sau alte documente care să ateste transferul copiilor către difuzor.

ii. copii gratis la cerere:

-     existenta unei cereri valide din partea unui tert sau a unui contract in care se stipuleaza clar numarul de copii solicitate precum si perioada pentru care sunt solicitate copiile; si
-    avize de expediție încheiate între editor și difuzor sau alte documente care să ateste transferul copiilor către destinatarul final.

iii. copii promoționale:

-   decizia de acordare a copiilor promoționale din partea editorului; si
-   avize de expediție încheiate între editor și difuzor sau alte documente care să ateste transferul copiilor către destinatarul final

6.3 Documente justificative necesare desfasurarii auditului publicatiilor gratuite

6.3.1 Verificarea tirajului brut

Documente necesare pentru justificarea tirajului brut:

a)  pentru editorul care își tipărește copiile la tipografia proprie, editorul trebuie sa detina toate documentele de mai jos:

-    documente din care sa reiasa toate comenzile de tiraj; si
-    documente justificatoare ale achizitiei de hartie aferenta publicatiei auditate: facturi si dovada achitarii lor; si
-    raportul de tipografie in care sunt precizate: consumul brut de hartie pentru publicatia tiparita, consumul net de hartie; cantitatile medii de hartie necesarea tiparii unui exemplar al publicatiei; si
-    nota de predare încheiată între tipografie și editor sau aviz de expediție încheiat între tipografie și editor sau    alte documente justificative care să ateste transferul copiilor între tipografie și distribuție

b)  pentru editorul care tipărește publicatia la alte tipografii, editorul trebuie sa detina toate documentele de mai jos:

-   contract incheiat intre tipografie si editor valabil pentru perioada de audit; si
-   aviz de expediție, încheiat între tipografie și editor sau  alte documente justificative care să arate transferul copiilor între tipografie și editor; si
-   facturile dintre tipografie și editor, aferente publicatiei auditate; si
-   dovada achitarii facturilor dintre tipografie și editor, aferente publicatiei auditate.

6.3.2 Verificarea difuzarii

a)  Documente justificative pentru copiile distribuite controlat prin abonamente

i.  pentru abonamente făcute în sistem propriu sau de catre o companie proprie editorului, editorul trebuie sa detina toate documentele de mai jos:

-    lista completa a abonatilor care primesc copii gratuite aferenta fiecarui numar de aparitie; si
-    avize de expediție sau alte documente care să ateste transferul copiilor către abonati

ii.  pentru abonamente facute prin intermediari, editorul trebuie sa detina toate documentele de mai jos:

-    lista completa a abonatilor care primesc copii gratuite, aferenta fiecarui numar de aparitiei si
-    avize de expeditie sau alte documente care sa ateste transferul copiilor catre intermediari; si
-    facturi de prestari servicii pentru distributia de abonamente si dovada achitarii lor.

b)  Documente justificative pentru copiile distribuite controlat cu bucata

i.  Daca distributia este realizata de editor, sau de o companie proprie editorului, editorul trebuie sa detina toate documentele de mai jos:

-    lista completa a destinatarilor care va cuprinde cel putin: numele si prenumele destinatarului, adresa exacta; lista va fi intocmita pentru fiecare numar de aparitie; si
-    avize de expeditie semnate de destinatar sau orice alte documente care sa ateste transferul copiei catre destinatarul final.

ii.  Daca distributia este realizata prin alti intermediari, editorul trebuie sa detina toate documentele de mai jos:

-   lista completa a destinatarilor finali care va cuprinde cel putin: numele si prenumele destinatarului, adresa exacta; lista va fi intocmita pentru fiecare numar de aparitie; si
-    contract de prestari servicii incheiat intre editor si intermediar valabil pentru perioada de audit; si
-    facturi aferente serviciilor prestate in perioada auditata si dovada achitarii lor; si
-    avize de expeditie semnate de destinatar sau orice alte documente care sa ateste transferul copiei catre destinatarul final.

c)  Documente justificative pentru copiile distribuite impreuna cu o publicatie platita

Documentele justificative pentru copiile gratuite distribuite impreuna cu o publicatie platita vor fi aceleasi documente necesare pentru dovedirea tiparirii si distributiei publicatiei platite corespunzatoare.

Docmentele intocmite pentru publicatia platita trebuie sa evidentieze in mod clar distributia publicatiei gratuite impreuna cu aceasta.

Totalul copiilor gratis difuzate impreuna cu o publicatia platita va fi egal cu totalul copiilor difuzate ale editiilor  publicatiei platite corespunzatoare.

d)  Documente justificative pentru copiile distribuite catre puncte de difuzare determinate

i. Daca distributia este realizata de editor, sau de un distribuitor propriu editorului, editorul trebuie sa detina toate documentele de mai jos:

-    lista completa a punctelor determinate de difuzare aferenta fiecarui numar de aparitie; si
-   acord de distributie valabil pentru perioada auditata, incheiat pentru locatia unde este amplasat punctul de difuzare, care sa mentioneze adresa postala a acestuia; si
-   avize de expeditie semnate de ambele parti sau orice alt document care sa ateste transferul copiei catre punctul determinat de difuzare.

ii.  Daca distributia este realizata prin intermediari, editorul trebuie sa detina toate documentele de mai jos:

-    lista completa a punctelor fixe de difuzare aferenta fiecarui numar de aparitie; si
-   acord de distributie valabil pentru perioada auditata, incheiat pentru locatia unde este amplasat punctul de difuzare care sa mentioneze adresa postala a acestuia; si
-   avize de expeditie semnate de ambele parti sau orice alt document care sa ateste transferul copiei catre punctul determinat de difuzare; si
-    contract de prestari servicii incheiat intre editor si intermediar valabil pentru perioada de audit; si
-    facturi aferente serviciilor prestate in perioada auditata si dovada achitarii lor.

e)  Documente justificaticative pentru copiile distribuite catre puncte de difuzare  nedeterminate

i.  Daca distributia este realizata de editor, sau de un difuzor propriu editorului, editorul trebuie sa detina toate documentele de mai jos:

-   avize de expeditie semnate de editor si de responsabilul de punctul de difuzare sau orice alt document care sa ateste transferul copiei catre responsabilul de punctul de difuzare.

ii.  Daca distributia este realizata prin alti intermediari, editorul trebuie sa detina toate documentele de mai jos:

-    avize de expeditie semnate de editor si de responsabilul de punctul de difuzare sau orice alt document care sa ateste transferul copiei catre responsabilul de punctul de difuzare.
-    contract de prestari servicii incheiat intre editor si intermediar; si
-    facturi aferente serviciilor prestate in perioada auditata si dovada achitarii lor

f)  Documente justificative pentru copiile distribuite la evenimente

i.  Daca evenimentul este organizat de editor, sau de o companie proprie editorului, editorul trebuie sa detina toate documentele de mai jos:

-    decizie din partea managementului de a distribui publicatia gratuita la evenimetnul respectiv; si
-    dovada organizarii evenimentului respectiv; si
-    avize de expeditie semnate de editor sau un mandat al acestuia si de responsabilul de eveniment sau orice alt document care sa ateste transferul copiei de la editor catre responsabilul de punctul de eveniment

ii. Daca evenimentul este organizat de o companie care nu este proprie editorului, editorul trebuie sa detina toate documentele de mai jos:

-    contract incheiat intre intermediar si organizator care prevede distributia de publicatii gratuite la acel eveniment; si
-    decizie din partea managementului de a distribui publicatia gratuita acel eveniment; si
-    avize de expeditie semnate de ambele parti sau orice alt document care sa ateste transferul copiei de la editor catre responsabilul de punctul de eveniment.

g)  Copii distribuite in bloc si alte copii distribuite:

Pentru a putea dovedi copiile distribuite in bloc editorul trebuie sa detina toate documentele urmatoare:

-    lista completa cu persoanele fizice si juridice care au primit exemplare in bloc; si
-    avize de expeditie, sau orice alte documente care sa ateste transferul copiei de la editor catre tert

Pentru a dovedi copii distribuite prin alte modalitati decat cele mentionate in prezentul regulament, editorul trebuie sa prezinte toate documentele care sa ateste trasferul copiei de la editor catre destinatar.

h)  Documente justificative pentru copiile difuzate cu bucata pentru care editorul obtine foloase in bani, bunuri sau servicii

i.  Daca distributia este realizata de editor, sau de un difuzor propriu editorului, editorul trebuie sa detina toate documentele de mai jos:

-    documente încheiate între difuzorul propriu și terti, prin care se poate dovedi incasarea de catre editor a unor sume de bani, sau alte bunuri sau servicii echivalente; si
-    avize de expediție încheiate între difuzorul propriu și difuzorii terti sau alte documente care să ateste transferul copiilor către difuzor; si
-   orice alte documente solicitate de auditor pentru a atesta incasarea sumelor de bani sau a bunurilor si serviciilor aferente, si  livrarea copiilor intre difuzorul si terti

ii.  Daca distributia este realizata prin alti intermediari, editorul trebuie sa detina toate documentele de mai jos:
-    documente încheiate între editor și difuzor, prin care se poate dovedi incasarea de catre editor a unor sume de bani, sau alte bunuri sau servicii echivalente; si
-    avize de expediție încheiate între editor și difuzor sau alte documente care să ateste transferul copiilor către difuzor; si
-   orice alte documente solicitate de auditor pentru a atesta incasarea sumelor de bani sau a bunurilor si serviciilor aferente, si  livrarea copiilor intre editor si difuzor

i)  Documente justificative pentru retur

Pentru a putea dovedi returul edtitorul trebuie sa detina urmatoarele documente:

- documente justificative care sa ateste numarul copiilor nedifuzate sau transferul acestor catre editor.

6.4 Documente justificative necesare desfasurarii auditului editiilor digitale ale publicatiilor tiparite

6.4.1 Pentru certificarea copiilor digitale vandute cu bucata editorul trebuie sa detina urmatoarele documente:

1.    lista persoanelor carora li s-a distribuit copia
2.    dovada primirii unei solicitari din partea acestora in vederea primirii copiei
3.    documente doveditoare privind a minim 30 % din pretul publicat

6.4.2 Pentru certificarea copiilor editiilor digitale distribuite ca abonamente platite editorul trebuie sa detina urmatoarele documente:

1.    lista persoanelor carora li s-a distribuit un abonament
2.    dovada primirii unei solicitari din partea acestora in vederea primirii abonamentului
3.    documente doveditoare privind incasarea a minim 30 % abonamentului

6.4.3 Pentru certificarea copiilor digitale distribuite ca abonamente gratuite editorul trebuie sa detina urmatoarele documente:

1.    lista persoanelor carora li s-a distribuit un abonament
2.    dovada primirii unei solicitari din partea acestora in vederea primirii abonamentului

6.4.4 Pentru certificarea copiilor digitale distribuite gratuit editorul trebuie sa detina urmatoarele documente:

1.    lista persoanelor carora li s-a distribuit copia
2.    dovada primirii unei solicitari din partea acestora in vederea primirii copiei

6.4.5 Lista persoanelor care au primit orice tip de copii ale editiei digitale, se va intocmi pentru fiecare aparitie a editiei digitale separat si va contine, pentru fiecare utilizator, minim urmatoarele informatii:

- numele
- sex
- varsta
- adresa postala
- numar de telefon
- adresa de email



Capitolul 7. Procedura de control pe teren

7.1 Obiectul verificarilor

7.1.1 Controlul pe teren va fi realizat in cadrul BRAT ca parte integranta din verificarile aferente auditului tirajelor.

7.1.2 BRAT va utiliza toate informatiile obtinute in urma controlului pe teren, in cadrul procesului de audit al tirajelor.

7.1.3 Verificarile pe teren au ca scop:

-    Cresterea gradului de siguranta privind verificarea cifrelor de difuzare,
-    Reducerea riscului de frauda privind cifrele de difuzare,
-    Colectarea de date si informatii relevante imbunatarii procesului de audit al tirajelor si adaptarii lui la situatia actuala a pietei,
-    Imbunatatirea comunicarii intre BRAT si membrii sai.

7.1.4 Verificarile pe teren vor fi efectuate la sediul/punctul de lucru diferitelor categorii de institutii aflate in relatii directe cu membrii BRAT in ceea ce priveste tiparirea si difuzarea publicatiilor:

-    Tipografii
-    Difuzori de presa
-    Puncte de difuzare (in cazul publicatiilor gratuite)
-    Alte institutii implicate in procesul distributiei de presa

7.1.5 Controlul pe teren se va efectua in mod continuu, pe tot parcursului anului calendaristic. BRAT va decide numarul de verificari aferente fiecarui editor/publicatie, avand in vedere urmatoarele criterii:

-    Un numar similar de controale pe teren pentru toti editorii DAT, pe parcurul unui an calendaristic
-    Un numar similar de controale pe teren pentru o categorie de publicatii, in functie de tip, arie de difuzare, periodicitate.

7.1.6 Editorii au obligativitatea de a anunta BRAT in legatura orice modificare a conditiilor de tiparire a copiilor, cum ar fi dar nu limitat la: data sau ora de tipar/predare catre editor a publicatiilor ce urmeaza a fi controlate, daca editia urmeaza a fi tiparita intr-o singura transa sau mai multe, si datele aferente fiecarei transe: data/ora de tipar/predare, numele tipografiei, etc.


7.1.7 In situatia in care editorul creste tirajul unei editii cu mai mult de 25% fata de media ultimei perioade de un trimestru pentru care exista cifre de difuzare declarate, editorul are obligatia de a anunta BRAT cu privire la tirajul ce urmeaza a fi tiparit, cu minim 2 ore inainte de inceperea tiparului, prin transmiterea comenzilor de tipografie sau oricare alt document justificativ. BRAT poate decide efectuarea controlului editiei respective.

7.1.8 In cazul in care in urma controlului pe teren BRAT identifica pentru o publicatie o situatie cu grad de risc crescut in ceea ce priveste acuratetea rezultatului controlului, BRAT poate creste numarul verificarilor cu un numar cuprins intre 15 si 30 de controale consecutive, pentru respectiva publicatie, si pentru alte publicatii concurente directe cu aceasta. Controlul va fi efectuat pentru minim 50%, dar nu mai mult de 3, dintre publicatiile concurente directe, definite dupa urmatoarele criterii: periodicitate, tip (gratuit, platit), categorie de continut, arie de difuzare.

Printr-o situatie cu grad de risc crescut in ceea ce priveste acuratetea rezultatului controlului, se intelege aparitia a cel putin uneia dintre situatiile de mai jos sau a unei ale situatii similare:

-    comanda de tipar transmisa de la editor la tipografie nu este prezentata catre BRAT, nu exista sau este modificata la momentul controlului,
-    data si ora de tiparire a tirajului este modificata de editor sau tipografie in mod regulat,
-    editorul omite sa informeaze BRAT cu privire la ora/data de tipar/predare a copiilor, conform prezentului Regulament,
-    BRAT nu poate verifica fizic existenta intrgului tiraj tiparit, indiferent de ora realizarii controlului,
-    ne-realizarea unei comenzi unice de tipar, in situatia in care tirajul unei editii este tiparit simultan in 2 sau mai multe locatii,
-    in cazul tiparirii aceleiasi editii in 2 sau mai multe locatii/tipografii diferite, imposibilitatea identificarii copiilor tiparite in fiecare locatie/tipografie,
-    in cazul tiparirii aceleiasi editii in 2 sau mai multe transe, in aceeasi tipografie, imposibilitatea identificarii copiilor intre transe sau inexistenta unei comenzi de tipar complete (pentru ambele transe).

7.1.9 BRAT va afisa saptamanal rezultatele controlului efectuat pe teren, sub aspectul tirajelor verificate efectiv in teren comparate cu documentele de comanda catre tipografie trimise de editor, specificand cazurile in care BRAT nu a reusit sa efectueze controlul conform prevederilor regulamentare, precum si cauzele nerealizarii controlului.

7.1.10 Datele obtinute in urma efectuarii controlului in teren vor fi corelate cu documentele aferente existente in posesia editorului.

7.2  Persoane autorizate pentru intocmirea verificarilor

7.2.1 Verificarile din teren se vor realiza de catre o persoana desemnata in mod special de BRAT in acest sens.

7.2.2 Datele colectate in urma verificarilor din teren vor avea caracter confidential si vor fi tratate ca atare de catre BRAT

7.3  Modul  de efectuare a verificarilor

7.3.1 Verificarile din teren se vor realiza de catre o persoana desemnata in mod special de BRAT in acest sens.

7.3.2 Controlul pe teren se va realiza in prezenta reprezentantilor insitutiilor enumerate la art.3, responsabili in relatia cu editorul, precum si in prezenta reprezentantului editurii, daca este posibil.

7.3.3 Editorii membri BRAT trebuie sa asigure in mod direct sau prin intermediul tertilor identificati la art. 7.1.4, accesul total, nelimitat si nerestrictionat al personalului desemnat de BRAT pentru a face verificari pe teren la toate informatiile si documentele solicititate de acestia. . In cazul in care documentele nu pot fi puse la dispozitie in momentul efectuarii controlului in teren, editorul are obligatia de a pune la dispozitia BRAT aceste documente, in maxim 24 de ore de la realizarea controlului in teren.

7.3.4 Editorii membri BRAT trebuie sa asigure in mod direct sau prin intermediul tertilor identificati la art. 7.1.4, accesul total, nelimitat si nerestrictionat al personalului desemnat de BRAT in incinta/sediul/punctul de lucru propriu sau a tertilor identificati la art. 7.1.4.

7.3.5 In cazul in editorul nu va respecta prevederile articolelor 7.3.3 si 7.3.4 personalul desemnat BRAT va realiza, la momentul constatarii, un raport asupra verificarilor realizate si il va prezenta CT DAT la urmatoarea sedinta.

7.3.6 In cazul in care in urma controlului pe teren BRAT identifica pentru o publicatie o situatie/mai multe situatii diferite, cu mai multe ocazii diferite  ale efectuarii controlului, situatii ale caror rezultat pot duce la denaturarea rezultatului controlului sau care pot duce la inadvertente intre existenta fizica a copiilor tiparite si rezultatul controlului, BRAT va aplica urmatoarea procedura:

-    la prima abatere, editorul va primi un avertisment scris din partea Directorului General/Directorului de Departament BRAT
-   in situatia in care si dupa primirea avertismentului, la un control urmator BRAT identifica o situatie similara, cu un grad de risc crescut in denaturarea rezultatului controlului, rezultatul controlului va fi pus in discutia Comisiei Tehnice a DAT, conform prezentului regulament. Comisia Tehnica a DAT va formula o recomandare catre  Consiliul Director BRAT, facand aprecieri cu privire la rezultatul controlului si aplicarea prevederilor regulamentare in cauza.

Consiliul Director BRAT, avand in vedere avizul consultativ al Comisiei Tehnice, poate decide, neeliberarea certificatului de audit pentru publicatia in cauza, pentru perioada de audit ce contine data efectuarii controlului pe teren si/sau sa faca public rezultatul controlului, pe site-ul asociatiei, pentru publicatia in cauza.

In aceasta situatie, BRAT nu va elibera certificatul de audit aferent perioadei in cauza, pentru respectiva publicatie, eventualele declaratii de difuzare publicate aferente perioadei in cauza fiind eliminate de pe site-ul asociatiei. Pe site-ul asociatiei va fi mentionat, in locul certificatului de audit, rezultatul controlului pe teren.

In aceasta situatie, editorul publicatiei nu va fi penalizat datorita neefectuarii auditului tirajelor conform prevederilor prezentului regulament. In aceasta situatie, editorul va avea in continuare dreptul depunerii declaratiilor de difuzare, dar acestea nu vor fi publicate de catre BRAT, decat dupa data eliberarii unui noi certificat de audit pentru publicatia in cauza.

7.4  Efectuarea controlului in tipografii

7.4.1 BRAT va solicita membrilor sai, informatii cu privire la tipografiile, zilele si orele (aproximative) in care are loc tiparirea intregului tiraj al tuturor publicatiilor editate inscrise pe lista de audit.

7.4.2 Editorii sunt obligati sa raspunda solicitarii BRAT in termen de 3 zile de la primirea acesteia.

7.4.3 In cazul in care editorul refuza furnizarea acestor informatii, situatia va fi considerata drept limitare a accesului BRAT la informatii relevante procesului de audit si implicit incalcare a prevederilor art. 7.3.3 si 7.3.4 si va fi tratat conform prevederilor regulamentare

7.4.4 In situatia in care intre doua depuneri succesive ale pachetului de audit intervin modificari ale oricarei informatii privitoare la procerul de tipar sau distributie, a oricareia dintre publicatiile editate cuprinse in lista de audit, editorul are obligatia sa anunte BRAT, in scris, in termen de 5 zile de la producerea modificarii, asupra modificarilor aparute.

7.4.5 In cazul in care editorul refuza furnizarea acestor informatii, situatia va fi considerata drept limitare a accesului BRAT la informatii relevante procesului de audit si implicit incalcare a prevederilor art. 7.3.3 si 7.3.4 si va fi tratat conform prevederilor regulamentare.

7.4.6 Pe baza informatiilor primite de la editor, BRAT va efectua controlul tirajului brut, in tipografie, fara a anunta in prealabil editorul asupra datei/orei de efecutare a controlului.

7.4.5 BRAT va verifica fizic existenta numarul de copii tiparite ale publicatiei verificate si concordanta acestuia cu documentele aferente. BRAT va verifica de asemenea, acolo unde acest lucru este posibil, predarea exemplarelor tiparite catre reprezentatul editorului / reprezentantul difuzorului acestuia, dupa caz.

7.4.7 Editorul va face toate diligentele necesare pentru a asigura accesul total si nelimitat al personalului desemnat de BRAT la urmatoarele documente:

-    comenzi de la editor catre tipografie care mentioneaza numarul de aparitie si cantitatea ce trebuie tiparita si
-    documente din care sa reiasa date tehnice legate de editia ce urmeaza a fi tiparita (numarul de pagini, color / alb negru, etc) si
-    documente din care sa reiasa cantitatea totala de hartie consumata pentru tiparirea copiilor comandate si
-    documente de distributie ce contin cantitatile ce urmeaza a fi predate catre fiecare distribuitor in parte si
-    contracte de tipografie, facturi de la tipografie catre editor si platile catre tipografie, avize de insotire a marfii / procesele verbale de predare primire intre editor si tipografie si
-    orice alt document care poate contine informatii relevante legate de procesul de tiparire a publicatilor si de predare catre editor / reprezentantul difuzorului (dupa caz).

7.4.8 In cazul in care editorul refuza furnizarea acestor informatii, situatia va fi considerata drept limitare a accesului BRAT la informatii relevante procesului de audit si implicit incalcare a prevederilor art. 7.3.3 si 7.3.4 si va fi tratat conform prevederilor regulamentare.

7.5  Efectuarea controlului la difuzorii de presa / puncte de difuzare a presei

7.5.1 BRAT va solicita membrilor sai, informatii cu privire la difuzorii sau punctele de difuzare, zilele si orele (aproximative) in care are loc tranferul copiilor catre difuzor sau punctele de difuzare a tuturor publicatiilor editate.

7.5.2 Editorii sunt obligati sa raspunda solicitarii BRAT in termen de 3 zile de la primirea acesteia.

7.5.3 In cazul in care editorul refuza furnizarea acestor informatii, situatia va fi considerata drept limitare a accesului BRAT la informatii relevante procesului de audit si implicit incalcare a prevederilor art. 7.3.3 si 7.3.4 si va fi tratat conform prevederilor regulamentare.

7.5.4 In situatia in care intre doua depuneri succesive ale pachetului de audit intervin modificari ale oricarei informatii privitoare la procerul de tipar sau distributie, a oricareia dintre publicatiile editate cuprinse in lista de audit, editorul are obligatia sa anunte BRAT, in scris, in termen de 5 zile de la producerea modificarii, asupra modificarilor aparute.

7.5.5 In cazul in care editorul refuza furnizarea acestor informatii, situatia va fi considerata drept limitare a accesului BRAT la informatii relevante procesului de audit si implicit incalcare a prevederilor art. 7.3.3 si 7.3.4 si va fi tratat conform prevederilor regulamentare.

7.5.6 Pe baza informatiilor primite de la editor, BRAT va efectua controlul tirajului difuzat fara a anunta in prealabil editorul asupra datei/orei de efecutare a controlului.

7.5.7 BRAT va verifica fizic numarul de copii predate catre difuzor sau catre punctul de difuzare pentru fiecare publicatie in parte si de asemenea va verifica cantitatile predate daca sunt conforme cu documentele de distributie aferente (dupa caz).

7.5.8 Editorul va face toate diligentele necesare pentru a asigura accesul total si nelimitat al personalului desemnat de BRAT la urmatoarele documente:

-    comenzi de la difuzor catre editor privind cantitate de copii ce urmeaza a fi distribuita (daca este cazul) si
-    documente de distributie ce contin cantitatile ce urmeaza a fi predate catre fiecare distribuitor in parte si
-    documente de predare primire intre editor si difuzor care sa mentioneze numarul de copii predate / preluate in vederea distribuirii si
-    contracte de difuzare, facturi de la editor catre difuzor si platile aferente si
-    orice alt document care poate contine informatii relevante legate de procesul de difuzare a publicatilor

7.5.9 In cazul in care editorul refuza furnizarea acestor informatii, situatia va fi considerata drept limitare a accesului BRAT la informatii relevante procesului de audit si implicit incalcare a prevederilor 7.3.3 si 7.3.4 si va fi tratat conform prevederilor regulamentare.

7.6  Documente intocmite in urma verificarilor pe teren

7.6.1 In urma verificarilor din teren, se va intocmi un proces verbal de constatare, ce va contine toate datele constatate, si care va fi semnat de catre reprezentantul BRAT si reprezentantul editorului sau reprezentatul tipografiei / difuzorului in relatia cu editorul.

7.6.2 In cazul in care reprezentantul editorului sau reprezentantul tipografiei / difuzorului in relatia cu editorul refuza semnarea procesului verbal de constatare, situatia va fi considerata drept limitare a accesului BRAT la informatii relevante procesului de audit si implicit incalcare a prevederilor art. 7.3.3 si 7.3.4 si va fi tratat conform prevederilor regulamentare.



Capitolul 8 Procedura pentru evaluarea tehnica a publicatiilor tiparite

Art.8.1 BRAT poate solicita editorului informatii, documente si exemplare ale oricarei dintre publicatiile editate, in vederea evaluarii respectarii de catre aceste publicatii a definitiei publicatiei tiparite stabilita prin Regulamentul de Organizare si Functionare BRAT.
 
Art.8.2 Editorii trebuie sa puna la dispozitie informatiile, documentele sau exemplarele publicatiei solicitate in termen de maxim 10 zile de la data solicitarii. In cazul in care editorul refuza furnizarea acestor documente, informatii sau exemplare ale publicatiei, in termenul mentionat anterior, in functie de situatia in care se gaseste editorul, se vor aplica urmatoarele: 
- editorul nu mai are alte publicatii tiparite care respecta definitia din cadrul ROF BRAT, in aceasta situatie editorul va fi exclus din cadrul Departamentului de Audit al Tirajelor.
- editorul mai are alte publicatii tiparite care respecta definitia din cadrul ROF BRAT, in aceasta situatie publicatia va fi exclusa din inregistrarile BRAT (din lista publicatiilor de pe siteul asociatiei, din lista publicatiilor auditate, etc)  pana la primirea raspunsului solicitat de la editor.
 
Art.8.3 In cazul in care, in urma evaluarii documentelor, informatiilor si editiilor publicatiei puse la dispozitie de catre editor se constatata nerespectarea criteriilor tehnice parte a definitiei publicatiei tiparite stabilita prin ROF BRAT, BRAT va notifica in scris editorul asupra neconformitatilor descoperite si si va propune modalitatea prin care acestea pot fi remediate, in vederea respectarii standardelor tehnice regulamentare. In acelasi timp, BRAT va face public pe site-ul asociatiei faptul ca publicatia nu respecta definitia publicatiei tiparite conform ROF BRAT si se gaseste in perioada de intrare in conformitate.
 
Art.8.4 Editorul trebuie sa faca dovada respectarea criteriilor tehnice in maxim 90 de zile de la data transmiterii notificarii. In cazul in care editorul nu respecta termenul de 90 de zile pentru a dovedi respectarea criteriilor tehnice pentru publicatiile tiparite, in functie de situatia in care se gaseste editorul, se vor aplica urmatoarele: 
- editorul nu mai are alte publicatii tiparite care respecta definitia din cadrul ROF BRAT, in aceasta situatie editorul va fi exclus din cadrul Departamentului de Audit al Tirajelor.
- editorul mai are alte publicatii tiparite care respecta definitia din cadrul ROF BRAT, in aceasta situatie publicatia va fi exclusa din inregistrarile BRAT (din lista publicatiilor de pe siteul asociatiei, din lista publicatiilor auditate, etc), pana la respectarea de catre editori a definitiei publicatiei tiparite din cadrul ROF BRAT.
 
Art.8.5 Editorii exclusi din DAT in baza articolelor 8.3 si 8.4 din aceasta procedura, pot readera la department imediat ce vor face dovada ca publicatiile editate respecta criteriile tehnice regulamentare stabilite prin ROF BRAT
 

Capitolul 9. Schimbarea proprietarului unei publicații

9.1 În cazul în care o un produs media deja intrat în  procesul de audit își schimbă proprietarul, noul  proprietar este obligat să continue auditarea acestuia.

9.2 În cazul în care noul proprietar este membru BRAT și  nu dorește să continue auditarea
Produsului media   achiziționat, acesta va fi exclus de pe lista de audit  pentru o perioadă de 1 an de la data achiziționării.

9.3 În cazul în care noul proprietar nu este membru  BRAT, acesta trebuie să solicite înscrierea ca  membru BRAT astfel încât să asigure continuarea  auditării regulate a produsului media achiziționat.

9.4 În cazul în care noul proprietar nu este și nu devine  membru BRAT astfel încât să asigure continuarea  auditării regulate a produsului media achiziționat,  acesta va fi exclus de pe lista de audit pentru o  perioadă de 2 ani de la data achiziționării sale.

9.5 Foștii proprietari ai produsului media publicației au  obligația să îi informeze pe noii proprietari în  legătură cu conținutul prezentului capitolului din  regulament.



 
Modificari de baza
Sub ce forma
Consecinte
Consecinte asupra procesului de audit al tirajelor
Editorul
Publicatia este transferata de la editorul A la un editor B, alta persoana juridica.
19.4, 19.5, 19.6 din Reg de Functionare
Procesul de audit se va desfasura in continuare, cu evidentierea schimbarii numelui editorului in certificatul de audit si declaratia de difuzare.
Logo
Modificarea dimensiunii, culorii, fonturilor, locului pe pagina.
Nu are consecinte.
Nu are consecinte. Pe certificatul de audit va fi utilizata logoul curent al publicatiei.
Numele publicatiei
Schimbare completa (A devine B)
Publicatia “B” va fi considerata o alta publicatie fata de “A”.
Publicatia « B » va fi considerata o alta publicatie, si se supune tuturor prevederilor regulamentare referitoare la primul audit al publicatiilor si prima eliberare a declaratiilor de difuzare.
 
Adaugarea sau suprimarea unei parti a numelui.
Nu are consecinte.
Procesul de audit se va desfasura in continuare, cu evidentierea schimbarii numelui in certificatul de audit si declaratia de difuzare.
 
Rearanjarea numelui
(Ex. Evenimentul Zilei Ghid TV devine Ghid TV Evenimentul Zilei)
Nu are consecinte.
Procesul de audit se va desfasura in continuare, cu evidentierea schimbarii numelui in certificatul de audit si declaratia de difuzare.
Periodicitatea
La o frecventa mai mare sau mai mica
Nu are consecinte.
Procesul de audit se va desfasura in continuare, cu evidentierea schimbarii periodicitatii in certificatul de audit si declaratia de difuzare.
Continutul editorial
Modificare radicala de continut
Nu are consecinte.
Nu are consecinte.
Numarul de pagini
Modificarea numarului de pagini de la o aparitie la alta.
Nu are consecinte.
Nu are consecinte.
Pretului de coperta
Modificarea pretului de coperta
Nu are consecinte.
Procesul de audit se va desfasura in continuare, cu evidentierea schimbarii pretului de coperta in certificatul de audit si declaratia de difuzare.
Transformarea din publicatie platita in gratuita sau viceversa
Transformarea din publicatie platita in gratuita sau viceversa
Nu are consecinte.
Procesul de audit se va desfasura in continuare, aplicandu-se regulile de audit aferente fiecarei aparitii in functie de modul in care a fost distribuita (platita/gratuita). Tariful de audit este cel al ultimului numar de aparitie auditat.
Schimbarea tipului publicatiei va fi evidentiata pe certificatul de audit si declaratia de difuzare.


I.   Introducere

Prevederile prezentei proceduri completeaza prevederile capitolului 7 al Regulamentului de control al cifrelor de difuzare (RCCD) referitor la efectuarea de catre BRAT a verificarilor tirajelor tiparite si difuzate ale publicatiilor auditate BRAT si se constituie in anexa nr. 2 la Regulamentul de control al cifrelor de difuzare.

Prevederile acestei proceduri stabilesc modul in care se va organiza si desfasura controlul pe teren in cadrul Departamentului de Audit al Tirajelor din cadrul BRAT.

II.   Descrierea procesului de realizarea a controlului

Art.1. Procesul de realizare a controlului pe teren a tirajelor publicatiilor auditate BRAT are urmatorii pasi:

1.   Colectarea informatiilor legate de procesul de tipar si distributie a publicatiilor
2.   Planificarea controalelor pe teren
3.   Desfasurarea controlului pe teren
4.   Transmiterea informatiilor catre auditor


1.   Colectarea informatiilor legate de procesul de tipar si distributie a publicatiilor

Art.2. Transmiterea informatiile legate de procesul de tipar si distributie a publicatiilor va fi efectuata de catre editor pentru fiecare publicatie inscrisa pe lista de audit, la inceputul fiecarei perioade de audit, ca parte integranta din pachetul de audit (vezi anexa1 – formulare de colectare informatii).

Art.3. In cazul in care informatiile nu sunt furnizate complet in cadrul pachetului de audit, BRAT va solicita in scris fiecarui editor sa furnizeze informatiile complete legate de procesul de tipar si distributie a publicatiilor, in termen de 10 zile de la primirea pachetului de audit.

Art.4. In cazul in care editorii nu vor furniza informatiile solicitate in termenul mentionat, BRAT va aplica prevederile regulamentare prevazute in acest sens de art 7.3.6 al RCCD.

2.   Planificarea controalelor pe teren

Art.5. Planificarea controalelor pe teren va fi efectuata de catre Directorul Departamentului de Audit al Tirajelor, pe baza informatiilor colectate de la editori, cu cel putin 10 zile inainea inceperii fiecarei perioade de audit.

Art.6. Planificarea controalelor va fi facuta respectand urmatoarele criterii:

1.    Asigurarea unui numar echilibrat de controale pentru toti editorii DAT, pe parcurul unui an calendaristic,
2.    Fiecare publicatie sa beneficieze de un numar echilibrat de controale in teren raportat la periodicitatea titlului, pentru o perioada de audit, dar minim un control pe teren,
3.    Asigurarea unui numar echilibrat de controale pe teren raportat la periodicitatea titlului, pentru fiecare categorie de publicatii, in functie de tip, arie de difuzare, periodicitate,
4.    Asigurarea unui numar echilibrat de controale pe teren raportat la marimea titlului, calculat ca procent din totalul tirajului difuzat pentru publicatiile de pe lista de audit,
5.    Asigurarea unui numar echilibrat de controale pentru fiecare luna calendaristica, sau saptamana acolo unde este posibil,
6.   Pentru publicatiile ce tiparesc tirajul in mai multe locatii/tipografii, un numar de controale echilibrat se va realiza pentru fiecare locatie,
7.    Eficientizarea controlului pe teren si costurilor aferente realizarii acestuia
8.    Utilizarea cat mai eficienta a timpului alocat controlului pe teren pentru fiecare locatie.

Art.7. In cazul in care controlul pe teren nu a putut fi efectuat conform planificarii initiale, indiferent de cauza, Directorul Departamentului de Audit va replanifica controlul pentru publicatia respective tinand cont de urmatoarele criterii:

1.    Disponibilitatea personalului,
2.    Eficientizarea activitatii de control curente,
3.    Intr-o perioada de timp cat mai scurta,

Art.8. In conditiile prevazute de articolul 7.1.4 din Regulamentul de control al cifrelor de difuzare BRAT poate decide extinderea controlului asupra unei publicatii sau categorii de publicatii, controalele suplimentare rezultate fiind parte integranta a planificarii.

Art.9. In cazul in care BRAT decide extinderea controului asupra unei categorii de publicatii, aceasta se va efectua astfel:

1.    Pentru cotidiene: 2 -10 editii
2.    Pentru saptamanale: 1- 4 editii
3.    Pentru publicatii lunare: 1- 2 editii

Publicatiile cu aparitie bisaptamanla, sau 3 aparitii pe saptamana vor fi asimiliate publicatiilor saptamanale.
Publicatiile cu aparitie bilunara sau 3 aparitii pe luna vor fi asimiliate publicatiilor lunare.
Publicatiile cu aparitie periodica altele decat cele mentionate anterior vor fi tratate punctual.

Art.10. Directorul General BRAT valideaza planificarea efectuata de Directorul DAT, urmarind si verificand respectarea criteriilor prevazute de prezenta anexa pentru realizarea planificarii.

Art.11. Documentul ce contine planificarea controlului pe teren este document confidential, continutul lui va fi cunoscut de catre angajatii BRAT, membrii BRAT sau auditori astfel:

-   Directorul DAT si Directorul General BRAT vor avea acces continuu si nemijlocit la continutul lui.
-  Directorul DAT va comunica saptamanal personalului angajat BRAT, desemnat special de BRAT pentru efectuarea controului, publicatiile pentru care se va realiza controlul in saptamana respectiva, sau dupa caz publicatiile pentru care se va realiza controlul pe teren in urmatoarele 2-3 saptamani.
-   Membrii DAT vor fi informati la inceputul fiecarei perioade de audit asupra numarului de controale stabilit pentru fiecare publicatie.
-   Auditorul va avea acces continuu si nemijlocit la continutul lui.

Art.12. Dupa aprobarea Directorului General BRAT, planificarea publicatiilor va fi trimisa catre auditor, care va verifica respectarea criteriilor prevazute de prezenta anexa pentru realizarea planificarii si va trimite catre BRAT acordul final in acest sens.

Art.13. La finalul perioadei de audit, BRAT va trimite catre auditor o situatie a controlului efectuat pe teren, evidentiind cazurile in care planificarea nu a fost respectata.

Art.14. Auditorul va analiza daca realizarea controlului in teren a fost efectuata cu respectarea criteriilor agreate prin prezenta procedura, mentionand modificarile din planificarea initial, care au fost efectuate din cauze obiective. Auditorul va inainta catre Comisia Tehnica DAT, si catre Consiliul Director BRAT un raport in acest sens.

3.    Desfasurarea controlului pe teren

Art. 15. Directorul DAT va comunica saptamanal catre persoana desemnata pentru efectuarea controlului, publicatiile pentru care va fi efectuat controlul in saptamana respectiva, sau in urmatoarele 2 – 3 saptamani, dupa caz.

Art.16. Persoana desemnata de BRAT se va deplasa in locatiile unde se efectueaza controlul fara a notifica in prealabil nicio persoana de contact, nici din partea editorului sau nici a locatiei/tertului unde urmeaza a fi efectuat controlul pe teren.

Art.17. Controlul pe teren se va efectua prin respectarea urmatoarelor etape/realizarea urmatoarelor activitati:

1.   Personalul BRAT intra in legatura cu persoana de contract din partea editorului sau tertului din locatia respectiva, desemnata de editor, conform informatiilor transmise catre BRAT. In cazul in care aceasta persoana nu poate fi contactata, se va lua legatura cu personalul responsabil de activitatea de tipar sau difuzare, din partea tertului/locatiei unde are loc controlul pe teren.
2.   Personalul BRAT se legitimeaza catre persoana de contact si ii precizeaza acesteia scopul si obiectivele controlului.
3.  Personalul BRAT solicita informatiile relevante pentru atingerea obiectivelor controlului (de exemplu: masina unde se tipareste publicatia, locul unde se depoziteaza publicatia, etc…)
4.  Personalul BRAT efectueaza controlul fizic al copiilor publicatiei verificate, prin aplicarea de metode specifice, dupa caz, pentru identificarea numarul de copii tiparite/difuzate/etc,.
5.   Personalul BRAT solicita informatii tehnice sau de natura administrativa care pot avea influenta asupra rezultatului controlului
6.  Personalul BRAT completeaza procesele verbale de constatare aferente si semneaza impreuna cu persoana de contact respectivele procese verbale
7.   Personalul BRAT solicita copii dupa documentele legate de procesul de tipar/difuzare (comanda, avize, liste de distributie, facturi, etc…)

Art.18. Dupa finalizarea controlului pe teren BRAT va trimite catre editor o copie dupa procesul verbal de constatare, in maxim 5 zile de la data finalizarii controlului.

Art.19. Rezolvarea situatiilor exceptionale legate de desfasurarea controlului:

a)   Informatiile referitoare la tiparul si difuzarea publicatiilor,  primite de la editori, nu sunt actuale (de ex: publicatiile nu se tiparesc la adresa tipografia mentionata, persoana de contact nu exista, publicatiile se tiparesc in alte zile decat cele mentionate de editor)

La data efectuarii controlului in teren, BRAT va intocmi un proces verbal de constatare in care va mentiona situatia gasita pe teren. BRAT va informa editorul in maxim 2 zile lucratoare de la efectuarea controlului asupra situatiei intalnite pe teren, si va solicita informatii si lamuriri suplimentare. In cazul in care BRAT nu va primi informatiile solicitate in termenul prevazut de regulament, va aplica prevederile regulamentare prevazute de art. 7.4.3 din Regulamentul de control al cifrelor de difuzare.

b)   Restrictionarea accesul BRAT in locatia identificata pentru realizarea controlului pe teren si imposibilitatea realizarii controlului in consecinta

La data efectuarii controlului in teren, BRAT va intocmi un proces verbal de constatare in care va mentiona situatia gasita pe teren. BRAT va informa editorul in maxim 2 zile lucratoare de la efectuarea controlului asupra situatiei intalnite pe teren, si va solicita informatii si lamuriri suplimentare precum si facilitarea accesului in locatia respectiva. In cazul in care BRAT nu va primi informatiile solicitate in termenul prevazut de regulament, va aplica prevederile regulamentare prevazute de art. 7.4.3 din Regulamentul de control al cifrelor de difuzare.

c)   BRAT nu obtine copii ale documentelor relevante procesului de tipar.

BRAT va mentiona faptul ca nu a vazut/primit copii dupa documentele solicitate si motivele pentru care s-a intamplat aceste  va solicita editorului copii documentele necesare in maxim 2 zile lucratoare de la data efectuarii controlului, pe care le va anexa procesului verbal de constatare.

In cazul in care BRAT nu va obtine documentele solicitate in termen de 3 zile de la data trimiterii solicitarii va aplica prevederile regulamentare prevazute de art. 7.4.3 din Regulamentul de control al cifrelor de difuzare.

d)   BRAT observa diferente intre documentele aferente procesului de tipar prezentate si cantitatile observate fizic in teren.

BRAT va solicita reprezentatilor tipografiei / editurii lamuriri suplimentare legate de situatia aparuta, pana la lamurirea ei. In cazul in care reprezentantul BRAT si reprezentantii tipografiei/editorului nu ajung la un punct comun, se va inctomi procesul verbal de constatare pe care atat reprezentantul BRAT cat si reprezentatii editorului/tipografiei vor mentiona observatiile de rigoare.

BRAT va informa editorul in maxim 2 zile lucratoare de la efectuarea controlului asupra situatiei intalnite pe teren, si va solicita informatii si lamuriri suplimentare. In cazul in care BRAT nu va primi informatiile solicitate in termenul prevazut de regulament, va aplica prevederile regulamentare prevazute de art. 7.4.3 din Regulamentul de control al cifrelor de difuzare

e)   BRAT observa in teren situatii deosebite care pot avea influente asupra procesului de tipar sau difuzare ale publicatiei.

BRAT va solicita reprezentatilor tipografiei / editurii lamuriri suplimentare legate de situatia aparuta, pana la lamurirea ei. BRAT va inctomi procesul verbal de constatare pe care atat reprezentantul BRAT cat si reprezentatii editorului/tipografiei vor mentiona observatiile de rigoare.

BRAT va informa editorul in maxim 2 zile lucratoare de la efectuarea controlului asupra situatiei intalnite pe teren

f)   BRAT observa in teren situatii deosebite care pot influenta rezultatul controlului pe tren

BRAT va solicita reprezentatilor tipografiei / editurii lamuriri suplimentare legate de situatia aparuta, pana la lamurirea ei. In cazul in care reprezentantul BRAT si reprezentantii tipografiei/editorului nu ajung la un punct comun, se va inctomi procesul verbal de constatare pe care atat reprezentantul BRAT cat si reprezentatii editorului/tipografiei vor mentiona observatiile de rigoare.

BRAT va informa editorul in maxim 2 zile lucratoare de la efectuarea controlului asupra situatiei intalnite pe teren, si va solicita informatii si lamuriri suplimentare. In cazul in care BRAT nu va primi informatiile solicitate in termenul prevazut de regulament, va aplica prevederile regulamentare prevazute de art. 7.4.3 din Regulamentul de control al cifrelor de difuzare

4.   Transmiterea informatiilor catre auditor

Art.20. La date si in formate agreate de comun acord cu auditorul, Directorul de Departament va preda catre auditor toate informatiile colectate in urma controlului pe teren pentru publicatiile verificate pentru perioada de audit ce urmeaza a fi verificate.



Anexa.3 Metodologie de auditare de catre BRAT a publicatiilor care si-au incetat aparitia

Art.1. Pentru publicatiile care si-au incetat aparitia pe piata pana la expirarea temenului de depunere a pachetului de audit conform prevederilor prezentului regulament procesul de audit va avea urmatoarele etape:

1.  depunerea de catre editor a pachetelor de audit in conformitate cu respectarea termenelor si prevederilor prezentului regulament.
2.   verificarea datelor completate de editor in pachetul de audit
3.   verificarea documentelor contabile depuse de editor pentru editiile selectionate in vederea auditarii
4.   eliberarea  opiniei de audit de catre BRAT.

Art.2. Editorul va depune in termenele si conditiile prevazute de prezentul regulament pachetul de audit completat pentru perioada pentru care au fost depuse declaratiile de difuzare.

Art.3. BRAT va selectiona prin esantionare un numar de editii pentru a fi verificate, si va comunica editorului selectia efectuata. Esantionul va fi corelat cu frecventa de aparitie a publicatiei dupa cum urmeaza:

a)   Pentru publicatiile cu frecventa de apariție zilnica sau de minim 4 ori / săptămână (Cotidian național, regional, local) plătite sau gratuite: va fi verificat un minim de 4 % din totalul editiilor aparute in perioada auditata.

b)   Pentru publicații cu frecventa de apariție cuprinsa intre 1-3 ori pe săptămână sau de minim 2 ori / lună (Săptămânal național, regional, local si periodice) plătite sau gratuite va fi verificat un minim 12% din totalul editiilor aparute in perioada auditata

c)   Pentru publicatii cu frecventa de apariție de 1 data / lună  (Periodice) plătite sau gratuite: va fi verificat un minim 17% din totalul editiilor aparute in perioada auditata

d)   Pentru publicatii cu frecventa de apariție de mai puțin de 1 data / lună  (Periodice) plătite sau gratuite: se vor verifica toate edițiile.

Art.4. Pentru fiecare dintre editiile selectionate in vederea auditarii editorul va depune in maxim 15 zile urmatoarele documente in copie si in original:

1.  Verificarea tirajului brut
    
a)  Tipografie proprie editorului:

-    documente din care sa reiasa toate comenzile de tiraj; si
-    documente justificatoare ale achizitiei de hartie aferenta publicatiei auditate: facturi si dovada achitarii lor; si
-    raportul de tipografie in care sunt precizate: consumul brut de hartie pentru publicatia tiparita, consumul net de hartie; cantitatile medii de hartie necesarea tiparii unui exemplar al publicatiei; si
-    nota de predare încheiată între tipografie și editor sau aviz de expediție încheiat între tipografie și editor sau    alte documente justificative care să ateste transferul copiilor între tipografie și distribuție

b)  Alte tipografii:

-    contract incheiat intre tipografie si editor valabil pentru perioada de audit; si
-    aviz de expediție, încheiat între tipografie și editor sau  alte documente justificative care să arate transferul copiilor între tipografie și editor; si
-    facturile dintre tipografie și editor, aferente publicatiei auditate; si
-    dovada achitarii facturilor dintre tipografie și editor, aferente publicatiei auditate.    

2. Verificarea difuzării publicatiilor platite

2.1 Documente necesare pentru abonamente:

a)  Pentru abonamente făcute în sistem propriu sau de catre o companie proprie editorului:

-    lista cu abonati aferenta fiecarei luni din perioada de audit; si
-    facturi încheiate între editor și abonat, precum si dovada achitarii acestora de cate abonat; si
-    avize de expediție încheiate între editor și abonat sau alte documente care să ateste transferul copiei către abonat.

b)  Pentru abonamente făcute prin alti intermediari:

-    cerere din partea intermediarului in care se specifica numarul de abonamente precum si perioada pentru care se solicita abonamentele; si
-    facturi de la editor catre intermediar pentru abonamentele livrate si dovada achitarii ei; si
-    avize de expediție încheiate între editor și intermediar sau alte documente care să ateste transferul copiei către intermediar; si
-    orice alte documente solicitate de auditor pentru a atesta cererea, facturarea, livrarea abonamentelor.
-    in cazul intermediarilor ce nu sunt difuzori de presa si primesc mai mult de 30 de abonamente per numar de aparitie, cerere din partea intermediarului trebuie insotita de cererile individuale ale destinatarilor finali. In caz contrar, copiile difuzate astfel vor fi inregistrate in categoria „Vanzari in bloc

2.2  Documente necesare pentru vânzări:

a)  Pentru copii vandute prin difuzorii proprii editorului:

-    facturi intre difuzorul propriu si difuzorii terti, si dovada achitarii lor; si
-   avize de expediție încheiate între difuzorul propriu și difuzorii terti sau alte documente care să ateste transferul copiilor către difuzor; si
-    orice alte documente solicitate de auditor pentru a atesta cererea, facturarea, livrarea copiilor intre editor si difuzor;
-   in cazul intermediarilor ce nu sunt difuzori de presa si primesc mai mult de 30 de exemplare per numar de aparitie, cerere din partea intermediarului trebuie insotita de cererile individuale ale destinatarilor finali. In caz contrar, copiile difuzate astfel vor fi inregistrate in categoria „Vanzari in bloc”

b)  Pentru copii vandute prin difuzori ce nu sunt proprii editorului:

-    facturi între editor și difuzor si dovada achitarii lor; si
-    avize de expediție încheiate între editor și difuzor sau alte documente care să ateste transferul copiilor către difuzor; si
-    orice alte documente solicitate de auditor pentru a atesta cererea, facturarea, livrarea copiilor intre editor si difuzor; si
-   in cazul intermediarilor ce nu sunt difuzori de presa si primesc mai mult de 30 de exemplare per numar de aparitie, cerere din partea intermediarului trebuie insotita de cererile individuale ale destinatarilor finali. In caz contrar, copiile difuzate astfel vor fi inregistrate in categoria „Vanzari in bloc”

2.3  Documente necesare pentru retururi:

a)  Pentru copii vandute prin difuzorii proprii editorului:    
     
-    facturi de retur încheiate între difuzor și editor; si
-   avize de expediție încheiate între difuzor și editor au alte documente care să ateste existența retururilor raportate de către difuzor; si
-    facturi de retur între difuzorul propriu și difuzorii terti; si
-    avize de expediție încheiate între difuzorii terti și difuzorul propriu au alte documente care să ateste existența retururilor raportate de către difuzorii terti

b)  Pentru copii vandute prin difuzori ce nu sunt proprii editorului:

-     facturi de retur încheiate între difuzor și editor; si
-    avize de expediție încheiate între difuzor și editor au alte documente care să ateste existența retururilor raportate de către difuzor

2.4 Documente pentru copiile gratuite si pentru copiile barter:

a)  Pentru a justifica copiile barter:

-    contracte de barter valide incheiate cu partenerii / distribuitorii, in care se mentioneaza numarul de exemplare distributie din fiecare numar de aparitie si perioada pentru care se realizeaza barterul; si
-     avize de expediție încheiate între editor și partener sau alte documente care să ateste transferul copiilor către tert.

b)  Pentru a justifica copiile gratuite:

i. abonamente gratis:    

-    lista completa a abonatilor care primesc copii gratuite aferenta fiecarui numar de aparitie; si
-    decizia de acordare sau cererea aprobată de o persoană abilitată din partea editorului; si
-    avize de expediție încheiate între editor și difuzor sau alte documente care să ateste transferul copiilor către difuzor.

ii. copii gratis la cerere:

-    existenta unei cereri valide din partea unui tert sau a unui contract in care se stipuleaza clar numarul de copii solicitate precum si perioada pentru care sunt solicitate copiile; si
-    avize de expediție încheiate între editor și difuzor sau alte documente care să ateste transferul copiilor către destinatarul final.

iii. copii promoționale:

-    decizia de acordare a copiilor promoționale din partea editorului; si
-    avize de expediție încheiate între editor și difuzor sau alte documente care să ateste transferul copiilor către destinatarul final

3. Verificarea difuzarii publicatiei gratuite

a)  Documente justificative pentru copiile distribuite controlat prin abonamente:

i. pentru abonamente făcute în sistem propriu sau de catre o companie proprie editorului:

-    lista completa a abonatilor care primesc copii gratuite aferenta fiecarui numar de aparitie; si
-    avize de expediție sau alte documente care să ateste transferul copiilor către abonati

ii. pentru abonamente facute prin intermediari:

-    lista completa a abonatilor care primesc copii gratuite, aferenta fiecarui numar de aparitiei si
-    avize de expeditie sau alte documente care sa ateste transferul copiilor catre intermediari; si
-    facturi de prestari servicii pentru distributia de abonamente si dovada achitarii lor.

b)  Documente justificative pentru copiile distribuite controlat cu bucata:

ii  Daca distributia este realizata de editor, sau de o companie proprie editorului:

-    lista completa a destinatarilor care va cuprinde cel putin: numele si prenumele destinatarului, adresa exacta; lista va fi intocmita pentru fiecare numar de aparitie; si
-    avize de expeditie semnate de destinatar sau orice alte documente care sa ateste transferul copiei catre destinatarul final.

ii) Daca distributia este realizata prin alti intermediari:

-   lista completa a destinatarilor finali care va cuprinde cel putin: numele si prenumele destinatarului, adresa exacta; lista va fi intocmita pentru fiecare numar de aparitie; si
-    contract de prestari servicii incheiat intre editor si intermediar valabil pentru perioada de audit; si
-    facturi aferente serviciilor prestate in perioada auditata si dovada achitarii lor; si
-    avize de expeditie semnate de destinatar sau orice alte documente care sa ateste transferul copiei catre destinatarul final.

c)  Documente justificative pentru copiile distribuite impreuna cu o publicatie platita:

Documentele justificative pentru copiile gratuite distribuite impreuna cu o publicatie platita vor fi aceleasi documente necesare pentru dovedirea tiparirii si distributiei publicatiei platite corespunzatoare.

Docmentele intocmite pentru publicatia platita trebuie sa evidentieze in mod clar distributia publicatiei gratuite impreuna cu aceasta.

Totalul copiilor gratis difuzate impreuna cu o publicatia platita va fi egal cu totalul copiilor difuzate ale editiilor  publicatiei platite corespunzatoare.

d)  Documente justificative pentru copiile distribuite catre puncte de difuzare determinate:

i. Daca distributia este realizata de editor, sau de un distribuitor propriu editorului:

-    lista completa a punctelor determinate de difuzare aferenta fiecarui numar de aparitie; si
-   acord de distributie valabil pentru perioada auditata, incheiat pentru locatia unde este amplasat punctul de difuzare, care sa mentioneze adresa postala a acestuia; si
-    avize de expeditie semnate de ambele parti sau orice alt document care sa ateste transferul copiei catre punctul determinat de difuzare.

ii.  Daca distributia este realizata prin intermediari:

-    lista completa a punctelor fixe de difuzare aferenta fiecarui numar de aparitie; si
-   acord de distributie valabil pentru perioada auditata, incheiat pentru locatia unde este amplasat punctul de difuzare care sa mentioneze adresa postala a acestuia; si
-   avize de expeditie semnate de ambele parti sau orice alt document care sa ateste transferul copiei catre punctul determinat de difuzare; si
-    contract de prestari servicii incheiat intre editor si intermediar valabil pentru perioada de audit; si
-    facturi aferente serviciilor prestate in perioada auditata si dovada achitarii lor.

e)  Documente justificaticative pentru copiile distribuite catre puncte de difuzare  nedeterminate:

i. Daca distributia este realizata de editor, sau de un difuzor propriu editorului:

-    avize de expeditie semnate de editor si de responsabilul de punctul de difuzare sau orice alt document care sa ateste transferul copiei catre responsabilul de punctul de difuzare.

ii.  Daca distributia este realizata prin alti intermediari:

-    avize de expeditie semnate de editor si de responsabilul de punctul de difuzare sau orice alt document care sa ateste transferul copiei catre responsabilul de punctul de difuzare.
-    contract de prestari servicii incheiat intre editor si intermediar; si
-    facturi aferente serviciilor prestate in perioada auditata si dovada achitarii lor

f)  Documente justificative pentru copiile distribuite la evenimente:

i. Daca evenimentul este organizat de editor, sau de o companie proprie editorului:

-    decizie din partea managementului de a distribui publicatia gratuita la evenimetnul respectiv; si
-    dovada organizarii evenimentului respectiv; si
-    avize de expeditie semnate de editor sau un mandat al acestuia si de responsabilul de eveniment sau orice alt document care sa ateste transferul copiei de la editor catre responsabilul de punctul de eveniment

ii.  Daca evenimentul este organizat de o companie care nu este proprie editorului:

-    contract incheiat intre intermediar si organizator care prevede distributia de publicatii gratuite la acel eveniment; si
-    decizie din partea managementului de a distribui publicatia gratuita acel eveniment; si
-    avize de expeditie semnate de ambele parti sau orice alt document care sa ateste transferul copiei de la editor catre responsabilul de punctul de eveniment.

g)  Copii distribuite in bloc si alte copii distribuite:

i. Pentru a putea dovedi copiile distribuite in bloc:

-    lista completa cu persoanele fizice si juridice care au primit exemplare in bloc; si
-    avize de expeditie, sau orice alte documente care sa ateste transferul copiei de la editor catre tert

ii. Pentru a dovedi copii distribuite prin alte modalitati decat cele mentionate in prezentul regulament, editorul trebuie sa prezinte toate documentele care sa ateste trasferul copiei de la editor catre destinatar.

h)  Documente justificative pentru copiile difuzate cu bucata pentru care editorul obtine foloase in bani, bunuri sau servicii:

i. Daca distributia este realizata de editor, sau de un difuzor propriu editorului:

-     documente încheiate între difuzorul propriu și terti, prin care se poate dovedi incasarea de catre editor a unor sume de bani, sau alte bunuri sau servicii echivalente; si
-    avize de expediție încheiate între difuzorul propriu și difuzorii terti sau alte documente care să ateste transferul copiilor către difuzor; si
-    orice alte documente solicitate de auditor pentru a atesta incasarea sumelor de bani sau a bunurilor si serviciilor aferente, si  livrarea copiilor intre difuzorul si terti

ii. Daca distributia este realizata prin alti intermediari:

-    documente încheiate între editor și difuzor, prin care se poate dovedi incasarea de catre editor a unor sume de bani, sau alte bunuri sau servicii echivalente; si
-     avize de expediție încheiate între editor și difuzor sau alte documente care să ateste transferul copiilor către difuzor; si
-    orice alte documente solicitate de auditor pentru a atesta incasarea sumelor de bani sau a bunurilor si serviciilor aferente, si  livrarea copiilor intre editor si difuzor

i)  Documente justificative pentru retur:

- documente justificative care sa ateste numarul copiilor nedifuzate sau transferul acestor catre editor.

4. Documente justificative necesare desfasurarii auditului editiilor digitale ale publicatiilor tiparite

4.1 Pentru certificarea copiilor digitale vandute cu bucata editorul trebuie sa detina urmatoarele documente:

1.  lista persoanelor carora li s-a distribuit copia
2.  dovada primirii unei solicitari din partea acestora in vederea primirii copiei
3.  documente doveditoare privind a minim 30 % din pretul publicat

4.2 Pentru certificarea copiilor editiilor digitale distribuite ca abonamente platite editorul trebuie sa detina urmatoarele documente:

1.  lista persoanelor carora li s-a distribuit un abonament
2.  dovada primirii unei solicitari din partea acestora in vederea primirii abonamentului
3.  documente doveditoare privind incasarea a minim 30 % abonamentului

4.3 Pentru certificarea copiilor digitale distribuite ca abonamente gratuite editorul trebuie sa detina urmatoarele documente:

1.  lista persoanelor carora li s-a distribuit un abonament
2.  dovada primirii unei solicitari din partea acestora in vederea primirii abonamentului

4.4 Pentru certificarea copiilor digitale distribuite gratuit editorul trebuie sa detina urmatoarele documente:

1.  lista persoanelor carora li s-a distribuit copia
2.  dovada primirii unei solicitari din partea acestora in vederea primirii copiei

4.5 Lista persoanelor care au primit orice tip de copii ale editiei digitale, se va intocmi pentur fiecare aparitie a editiei digitale separat si va contine, pentru fiecare utilizator, minim urmatoarele informatii:

- numele
- sex
- varsta
- adresa postala
- numar de telefon
- adresa de email

Art.4 Daca in urma verificarilor documentelor contabile mentionate anterior se constata diferente mai mici de 2% intre cifrele cifrele din pachetul de audit si documentele verificate, BRAT va emite o opinie de audit si o va face publica pe site-ul BRAT

Art.5 In cazul in care in urma verificarilor efectuate in conformitate cu prevederile articolului anterior se constata diferente mai mari de 2% intre cifrele de difuzare declarate si documentele verificate, esantionarea va fi extinsa dupa cum urmeaza:

a)  Publicații cu frecventa de apariție zilnica sau de minim 4 ori / săptămână plătite sau gratuite:

1.  1-2 excepții – extinderea eșantionului cu încă 1-2 ediții. In cazul in care, după extinderea eșantionului se mai găsește 1 excepție – auditul va fi intrerupt.
2.  Mai mult de 2 excepții –  auditul va fi intrerupt.

b)  Publicații cu frecventa de apariție cuprinsa intre 1-3 ori pe săptămână sau de minim 2 ori / lună plătite sau gratuite:

1.  1-2 excepții – extinderea eșantionului cu încă 3 ediții. In cazul in care, după extinderea eșantionului se mai găsește 1 excepție – auditul va fi intrerupt.
2.  Mai mult de 2 excepții –  auditul va fi intrerupt

c)  Publicații cu frecventa de apariție de maxim 1 data / lună  plătite sau gratuite:

1.  1-2 excepții – extinderea eșantionului cu încă 2 ediții In cazul in care, după extinderea eșantionului se mai găsește 1 excepție – auditul va fi intrerupt
2.  Mai mult de 2 excepții –  auditul va fi intrerupt.

In cazul in care auditul va fi intrerupt, BRAT nu va mai emite opinia de audit si declaratiile de difuzare in cauza nu vor mai fi publice pe site-ul BRAT